« Les 7 habitudes des organisateurs de réunions efficaces »

Tout ce que les professionnels de l'événement devraient savoir sur cet ouvrage professionnel au formidable succès

Bonjour, les organisateurs ! Je suis Clever Carly. 

En tant qu'organisateurs d'événements, nous profitons des avantages des communautés collaboratives. Des sites Internet consacrés aux réunions et hashtags aux podcast et conférences spécialisées, nous avons l'embarras du choix quand il s'agit de trouver l'inspiration ou les guides étape par étape. Il est pourtant rare qu'un concept débouche sur une pierre de touche de transformation culturelle aussi marquante, et sur lequel il est utile de s'appesantir bien après l'effet de stupéfaction que celui-ci a engendré. Écrit par Stephen R. Covey, « Les 7 habitudes des gens efficaces », réédité depuis près de 30 ans, est un ouvrage historique. Et si vous ne l'avez pas encore lu, il se peut fort bien que votre collègue du bureau d'à côté dispose d'un exemplaire que vous pourrez lui emprunter.

En voici les grandes lignes : les personnes qui réussissent présentent et ont toutes héritées des mêmes caractéristiques, de leur prise d'initiative à leur façon de travailler en groupe en étroite collaboration, pour constamment s'améliorer. Et bien que ces « Sept habitudes » peuvent sans contexte s'appliquer à votre fonction sur le papier, j'ai légèrement modifié la formule originale pour l'adapter à l'industrie des réunions.   

Voici donc, selon Stephen R. Covey, façonnées à ma manière, les sept habitudes des organisateurs d'événements efficaces :

1. Ils préparent les comptes-rendus de réunions sur le plus gros du travail qui reste à faire.

Dans son livre, Stephen R. Covey souligne que la réactivité (plutôt que la proactivité) est un frein au succès. Cette vision est tout aussi vraie pour les organisateurs de réunions. Cela peut sembler évident (après tous, nous sommes des organisateurs), mais savez-vous à quelle heure arriveront vos participants, par quels moyens, et avez-vous tenu compte de leurs différents modes de transport ? Votre orateur est-il bien préparé, votre matériel est-il bien branché et connecté et prêt à l'emploi ? Un échantillon, bien sûr, d'autant de questions auxquelles vous devrez répondre dans les semaines et jours précédant l'événement. L'objectif principal ? Restez proactif. Essayez d'anticiper les éventuelles difficultés.  

2. Les participants assistent à l'événement avec un objectif bien précis en tête.

La deuxième habitude de Stephen R. Covey consistant à « commencer avec le but en tête » signifie que chacune des actions que vous allez mettre en œuvre doit avoir un objectif et une fin. De la même façon, si votre réunion n'est pas bien positionnée pour atteindre ou dépasser ledit objectif, vous devrez probablement retourner à la case départ. 

Quel résultat en particulier vise votre client ? Par exemple, le produit que vous avez mis en avant peut-il être facilement acheté, après l'événement, par les participants ? Si votre objectif principal vise une mise en réseau de professionnels, vos clients ont-ils la possibilité d'échanger après la manifestation ? Visualisez l'objectif final et positionnez chaque action à entreprendre au cours de la réunion pour réaliser cet objectif. Naturellement, il vous faudra également décider du type de réunion que vous souhaitez organiser : un événement Célébrer, Connecter, Créer, ou encore Décider, Former, Produire ou Promouvoir

3. Ils savent ce qui est important.

Avant, au cours et après une réunion, vous risquez d'être inondé de commentaires, de demandes, de questions, et autres tâches à accomplir. Bien qu'il soit tentant de les aborder pleinement (après tout, vous êtes performant !), il est utile de garder à l'esprit le conseil de Stephen R. Covey, à savoir « de traiter les points importants en premier » lorsqu'il s'agit de déterminer les priorités.

Bien que le seuil d'importance soit très subjectif selon les besoins immédiats de votre entreprise, il vous aide à délimiter et déterminer les points critiques (et ce qui peut attendre) à l'avance. Si un ingrédient spécifique pour un plat secret est indisponible, est-ce plus urgent que de s'assurer que tous les clients se sont bien enregistrés ? Probablement pas. Et tout en reconnaissant les problèmes, tel qu'un ingrédient devenu indisponible constitue une diversion, votre présentation n'en sera pas moins convaincante.  

4. Ils maîtrisent les technologies et les réseaux sociaux.

Pour ce qui concerne la « quatrième habitude », Stephen R. Covey précise comment un mental de gagnant-gagnant est un moteur de réussite : le fait de respecter les désirs des autres contribue à votre propre succès. Que souhaitent vos clients ? Des technologies bien meilleures et plus innovantes, selon une récente étude sur les salles de réunion du futur par l'Association internationale des centres de conférence. Donc, si vous voulez que votre réunion soit réussie, il serait judicieux de leur accorder ce souhait.

Tel que l'étude le révèle, 80 % des participants à des réunions ont indiqué que l'accès aux technologies interactives augmentera au cours des cinq prochaines années. Qui plus est, 92 % ont indiqué que leur dépendance vis-à-vis d'une bonne qualité de connexion Wi-Fi en fera de même. 

Ce que cela signifie pour vous : les clients ne se sont pas déplacés juste pour assister à votre événement, ils souhaitent pouvoir échanger avec les autres participants. Que ce soit via la création de hashtags ou de filtres Snapchat uniques (comme indiqué précédemment), de moments mémorables diffusés en direct sur Internet, voire l'installation de photomatons numériques, brouiller la frontière entre le réel et les technologies par les réseaux sociaux sera votre meilleur allié. 

Oh, et assurez-vous d'utiliser une connexion Internet ultra rapide ! 

5. Cela répond exactement aux besoins de l'assistance.

La « cinquième habitude » de Stephen R. Covey consistant à « chercher d'abord à comprendre avant d'être compris » est un concept qui nous aide à rester raisonnablement humble, tout en nous rappelant l'importance d'élargir nos horizons. Personne ne doute de vos talents d'innovateur, un organisateur hors pair capable de choses remarquables. Mais le fait d'avoir une idée de génie sur la façon d'organiser une réunion qui fera la différence ne signifie pas que votre équipe ou l'assistance partagera votre vision. Gardez toujours en tête les besoins, les demandes et les ressentis des individus qui se trouvent autour de vous, même si c'est vous qui dirigez la réunion. 

Ce qui nous amène à la prochaine habitude des organisateurs de réunions efficaces…  

6. Ils font preuve d'un esprit d'équipe sans pareil.

À propos d'écouter ceux qui se trouvent autour de vous, les organisateurs de réunions efficaces savent travailler en équipe de manière efficiente dans un climat respectueux, une habitude que Stephen R. Covey appelle « synergiser ». Comme il l'explique, le travail en équipe produit des résultats bien au-delà de ce qu'un seul individu pourrait accomplir. Et avec autant de paramètres auxquels les organisateurs de réunions doivent prendre en compte, nous comprenons qu'il est indispensable de pouvoir s'appuyer sur les membres de son équipe, dans un esprit toujours positif et constructif. Bien que vous pourriez avoir tendance à vouloir vous surpasser, n'hésitez pas à déléguer à d'autres certaines de vos responsabilités. Cela fait ressortir le meilleur de chacun.

7. Ils ne cessent jamais d'apprendre 

Qu'il s'agissent de lire des articles sur MeetingImagined.com ou de participer à une conférence annuelle sur l'organisation d'événements, les organisateurs de réunions efficaces ne cessent jamais d'apprendre (ou d'« affûter la scie », comme le dit Stephen R. Covey). 

N'oubliez-pas de me rejoindre dans deux semaines pour d'autres informations et conseils utiles. Retrouvez-moi également sur Facebook, Instagram et Twitter. 

Un ouvrage pour vous guider à chaque instant, 

Clever Carly

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