3 façons de réinventer les réunions annuelles

Fidélisez les participants en revisitant l'évènement

De nombreuses entreprises ont recours aux conférences et aux réunions annuelles pour dynamiser la popularité d'une marque, s'engager auprès de leurs communautés et bâtir une fidélité auprès des clients. Pour les organisateurs qui préparent de telles occasions, l'atteinte des objectifs commence souvent par l'augmentation du nombre de participants. 

D'après le 2019 State of the Conference Industry Report, même si l'augmentation du nombre de participants constitue l'objectif prioritaire, la plupart des évènements montre une croissance faible voire inexistante.

Donc, qu'est-ce qui ne va pas ? 

Contrairement aux réunions ponctuelles, les évènements annuels impliquent souvent des éléments désuets, par exemple la conception d'une réunion particulière ou la structure du programme du jour. Afin d'attirer un nouveau public et dynamiser le nombre de participants, les organisateurs se doivent de proposer quelque chose d'innovant. En d'autres termes, ils doivent réinventer suffisamment les réunions annuelles afin d'éviter qu'elles ne se ressemblent trop, mais tout en restant fidèles à l'objectif global et l'histoire de l'évènement.

Vous ne savez pas trop par quoi commencer ? Voici trois façons de donner une nouvelle tournure aux évènements annuels : 

Modernisez le programme et le design. 

Un petit-déjeuner de bienvenue suivi de quelques heures de présentations et un dîner de mise en réseau pour clôturer la journée. Vous voyez de quoi nous parlons ? 

Le fait de conserver la même vieille structure de programme et de réunion peut devenir lassant au fil des années. Donc quels éléments pouvez-vous ajouter à votre conférence pour qu'elle ait l'air nouvelle même pour les clients y ayant déjà participé de nombreuses fois ? 

Changer d'orateurs peut représenter une façon simple d'essayer de différencier les évènements, mais osez plus de créativité avec la configuration de la salle de réunion. Par exemple, essayez de nouvelles configurations de chaises, d'autres techniques d'éclairages et différentes toiles de fond. Une autre option : Envisagez la mise en place d'un évènement qui permettra aux participants de personnaliser leur emploi du temps. 

Quand vous vous pencherez sur l'amélioration de votre réunion annuelle, prenez aussi en considération ce qui ne s'est pas forcément bien passé au cours des années précédentes. Y avait-il des feedbacks post-évènement récurrents concernant un point en particulier ? Peut-il être amélioré ? Servez-vous de ces informations comme point de départ pour l'amélioration de votre évènement. 

Donnez un thème à votre évènement. 

Voici l'éternelle interrogation à propos des évènements : un thème ou pas de thème ? En ce qui concerne les réunions annuelles, la réponse est claire : jouez à fond la carte du thème. 

Pourquoi ? Pour commencer, de nombreuses conférences annuelles proposent des contenus de programme qui sont sans cesse obligés de revenir. Et comme mentionné plus haut, toujours revenir sur les mêmes sujets peut rapidement lasser. En choisissant un thème pour les réunions, les organisateurs peuvent offrir une nouvelle perspective à ces sujets redondants que vous ne pouvez pas modifier. 

Quand cela est fait de façon stratégique, un thème peut permettre de réunir chacun des aspects d'un évènement. Il s'agit donc d'un bon moyen de faire la promotion et d'informer les participants potentiels sur la réunion. Pour les clients habitués, un thème permettra de faire le distinguo avec les réunions précédentes. Pour un nouveau public, cela lui donnera une meilleure compréhension de l'intérêt de sa participation. 

Changez la destination.

Vous organisez à chaque fois votre conférence annuelle dans le même espace ou la même ville ? Choisissez un nouvel environnement d'une année à l'autre. Tout d'abord, parce que voyager est une activité palpitante. Ensuite, parce que la découverte d'une nouvelle destination incitera les personnes à s'inscrire et à participer. En réalité, selon les études, la destination joue un rôle primordial dans l'avenir des réunions : les participants recherchent une notion claire de l'espace et une connexion plus approfondie avec la ville qui les entoure. 

Les études démontrent aussi que l'excitation qui précède un voyage apporte de la joie aux personnes, parfois plus que le voyage en lui-même. Cela ne signifie pas que votre évènement sera au final décevant, mais qu'une nouvelle aventure peut susciter une forme d'agitation avant la réunion ; agitation que l'on ne retrouve pas lorsqu'une réunion se déroule dans le même lieu. 

Pour les organisateurs, une destination peut aussi offrir l'opportunité de rafraîchir le programme de la réunion. Donc trouvez un moyen de faire honneur à la destination qui accueillera votre réunion, et donnez l'occasion aux participants d'y vivre comme les locaux. Par exemple, les clients peuvent participer à un programme communautaire ou profiter de leur temps libre pour faire une visite à pied. 

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