5 conseils pour organiser des petits événements réussis

Pour organiser un événement remarquable, la taille n'a pas d'importance

Un rassemblement réussi n'est pas forcément un événement spectaculaire ou à grande échelle. Les petits événements peuvent également offrir de nombreux avantages pour vos invités, notamment parce qu'ils se sentent plus impliqués, qu'il est plus facile de communiquer et qu'un environnement décontracté favorise la mise en réseau et les échanges sincères.

Conseil n° 1 : Définissez le participant idéal

Organisez une séance de brainstorming avec votre équipe pour définir le public cible de votre petit événement de niche. Que font vos participants idéals ? Quels sont leurs centres d'intérêt, leurs loisirs et leurs passions ? Qu'est-ce que votre événement peut leur apporter ? Une liste détaillée de ces caractéristiques peut vous aider à rendre votre événement plus ciblé et pertinent.

En répondant à ces questions, vous pouvez sélectionner un public qui sera plus réceptif à la nature intimiste de votre petit événement et sera plus susceptible d'y participer. Les participants seront plus enclins à développer une relation florissante avec votre équipe ou votre entreprise, et vous serez plus à même de prendre des décisions plus précises concernant les aspects importants de la réunion, par exemple le format, le prix (le cas échéant), le lieu et les caractéristiques.

Conseil n° 2 : Renforcez les liens

Les petits événements permettent une mise en réseau plus intime et favorisent les liens. Non seulement vos participants seront physiquement proches les uns des autres, mais en outre cette promiscuité les incitera à participer à des conversations favorisant les réseaux et les partenariats durables.

Si votre événement met un invité à l'honneur ou s'il comprend simplement la participation d'un intervenant, utilisez une petite scène pour favoriser un rapprochement entre cette personne et le public. Efforcez-vous d'aider les participants à établir des relations plus profondes avec leurs pairs ou avec les personnes influentes présentes en les encourageant à découvrir quelque chose de nouveau concernant les autres. 

Le site choisi peut ici faire toute la différence. Un environnement et des sièges confortables encouragent les participants à faire connaissance. Optez pour des sièges dans un esprit familial et raccourcissez la liste des invités pour une ambiance plus conviviale. Attachez-vous à favoriser un sentiment d'intimité authentique qui semble naturel et positif.

Conseil n° 3 : Réservez un site unique

Il suffit parfois de réserver un nouveau lieu branché pour créer un événement authentique. Pensez à des sites au caractère ou à la décoration bien marqué(e). Tirez parti d'espaces hôteliers branchés ou élégants en faisant la chasse aux meilleures affaires et disponibilités dans un hôtel local. Par exemple, la promotion Double Up de Marriott Hotels permet aux participants en Asie-Pacifique de gagner deux fois plus de points Marriott Rewards en réservant et organisant un événement dans les hôtels participant au programme Marriott Rewards avant le 31 mars 2018 !

Conseil n° 4 : Ravissez vos invités avec des « petits plus »

Une liste des invités plus restreinte vous offre plus d'options pour utiliser votre enveloppe budgétaire. En fonction du format et du contenu de votre événement, envisagez des petits plus pour ravir vos invités tout au long de la soirée. Faites appel à un photographe, un artiste ou un orateur, ou investissez dans un décor fastueux ou des sacs-cadeaux luxueux. Utilisez les informations que vous détenez sur votre public cible pour déterminer quels petits plus auront le maximum d'impact.

Conseil n° 5 : Tirez parti des réseaux sociaux

Mettez en place une équipe aguerrie dédiée aux réseaux sociaux pour couvrir votre événement. Même si ce n'est pas forcément nécessaire pour tous les événements de votre secteur, il est important de marquer votre présence sur les réseaux sociaux afin que vos participants s'impliquent en utilisant des hashtags et en publiant des photos et vidéos. Lorsque vos invités envoient des tweets pour raconter leurs bons moments ou pour poser des questions, votre équipe peut encourager les interactions en leur répondant ou en mettant en avant les atouts de votre événement.

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