Clever Carly : L'art de dire non

Quand et comment dire non lors du processus d'organisation

Bonjour, mes chers et fantastiques organisateurs !

Je ne sais pas pour vous, mais en tant qu'organisateur, j'ai tendance à vouloir faire plaisir aux gens. Je veille à ce que tout soit parfait pour tous ceux avec qui je travaille, ce qui signifie que parfois j'ai du mal à dire non : non aux projets pour lesquels je n'ai pas le temps, aux requêtes exubérantes, aux tâches qui semblent impossibles, etc. Au lieu de dire non, je dis oui. Je mets trop de pain sur ma planche (pour ainsi dire) et je nous impose, à moi et mon équipe, bien trop de pression en essayant de faire en sorte que tout se passe bien.

Voici la vérité : au fil des ans, j'ai compris que certaines réunions, certains clients ou engagements ne méritent pas que nous y investissions tant de stress, de dur labeur et de frustration. J'ai donc appris à dire non. Ce n'est pas aussi facile que ça en a l'air, croyez-moi. Mais souvent, il vaut mieux dire non qu'accepter quelque chose qui ne fonctionne pas dès le départ ; surtout lorsque dire oui vous empêche de vous consacrer aux projets qui vous intéressent.

Je déteste renoncer à un défi lorsque je sais que les chances de croissance et de réussite sont élevées. Mais lors de l'organisation, certaines situations méritent un non franc et massif. Voici où je trace la limite :

1. le projet n'est pas à la hauteur de vos compétences.

Chaque personne a des compétences différentes, il est donc essentiel de connaître aussi bien vos forces que vos faiblesses. Recruter une équipe diversifiée à qui vous pouvez déléguer des tâches vous permet de compenser toute vulnérabilité, mais n'oubliez pas qu'aucune équipe n'est parfaite pour autant. En réalité, certains projets ne cadrent pas avec la vision que vous avez d'un évènement ou avec vos façons de faire. Dans ce cas, je suggère de décliner respectueusement toute participation dès le départ plutôt que d'organiser une réunion qui ne répond pas à vos attentes. Il existe d'autres projets qui sont mieux adaptés à vos points forts et auxquels vous devez consacrer tous vous efforts.

2. Le client change constamment ses plans.

Lors de l'organisation, vous avez beaucoup de décisions à prendre, et il arrive un moment où vous serez tenu d'approuver certains choix pour avancer. Mais si votre client change constamment les indications, vous accumulerez les retards sur votre calendrier, dépasserez les échéances et passerez peut-être à côté d'opportunités. En tant qu'organisateur d'évènement, c'est votre travail que de veiller à rester sur la bonne voie et dans les temps ; même si cela signifie dire non aux demandes d'un client. Au lieu de dire non immédiatement, rappelez à votre client le calendrier et les enjeux si vous prenez trop de retard dans l'organisation de l'évènement.

3. Les requêtes du client n'entrent pas dans le budget.

Les tracas financiers sont invariablement les plus grandes difficultés auxquelles les organisateurs sont confrontés, ce qui n'a rien de surprenant si vous comparez toutes les grandes idées pour les réunions et les objectifs à atteindre aux fonds limités alloués pour réaliser chacun de ces rêves. Si le client vous aborde avec une demande mirobolante, ou qui dépasse largement votre budget, commencez par essayer de trouver un compromis. Par exemple, pouvez-vous accéder à sa demande en modifiant le budget, mais sans l'alourdir ? Ou en réduisant l'envergure de ce qui est demandé ? Si vous y parvenez, génial ; sinon, vous devrez rappeler poliment au client la situation financière. Personne n'aime entendre le mot « non », donc préparez-vous à l'avance pour apporter d'autres idées au débat.

4. Le partenariat n'est pas productif.

Travailler en tant qu'organisateur d'évènement signifie que vous serez amené à collaborer avec différents types de personnes, notamment clients, fournisseurs, sponsors et participants. J'utilise ici le terme « partenaire », car les relations que vous entretenez avec les gens pendant le processus d'organisation s'apparentent à un véritable partenariat. Vous travaillez tous ensemble à la mise en place d'un évènement spectaculaire ; tout seul, vous n'arriverez à rien. Et comme toutes les relations, les partenariats pour l'organisation d'un évènement peuvent s'accompagner de nombreuses complications. Si à tout moment vous avez l'impression que le partenariat se transforme en une dictature où vous n'êtes plus respecté et n'êtes pas à l'aise ou que l'on vous attribue des tâches qui sortent de vos attributions, vous avez le droit de dire non. Au bout du compte, vous avez un travail à accomplir et si ce partenariat devient un obstacle, il faut envisager des changements. Par exemple, si votre client ou un fournisseur vous traite comme son assistant personnel, cela vous détourne de vos propres obligations organisationnelles et vous fait perdre du temps. Le mieux est d'amorcer un dialogue et de mettre en œuvre un plan d'action pour terminer le processus d'organisation.

Encore une fois, je fais toujours de mon mieux pour que chaque évènement soit parfait. Toutefois, lorsqu'un projet ou une demande joue au détriment de la réunion, prenez le temps de la réflexion. Ces moments ne sont pas faciles à reconnaître, mais en disant non maintenant, vous vous rendrez compte plus tard que vous vous êtes fait une faveur à vous-même !

À bientôt.

Bonne planification !

Clever Carly

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