Clever Carly : Accédez à la salle de réunion

Une organisation de réunion stratégique commence par avoir accès aux parties prenantes.

Bonjour, chers organisateurs bien occupés !

Quand il s’agit de répondre aux objectifs de réunion du client, la première des choses consiste à bien les comprendre. Voilà pourquoi vous devez avoir une définition claire des attentes du client en ce qui concerne l’évènement avant d’aller plus loin dans le détail. 

Cela semble simple n’est-ce pas ?

Le problème c’est que les clients ne sont pas toujours très explicites à propos des informations les plus importantes. Ils ont peut-être une idée claire de ce qu’ils veulent, mais éprouvent des difficultés à les formuler. Ou peut-être ils vous feront part d’ambitions vagues comme « promouvoir un nouveau produit » ou « augmenter les ventes », mais ne donneront pas davantage de contexte concernant ces objectifs.

Peu importe où réside le manque de communication, vous devrez faire preuve de minutie, ce qui souvent vous demandera de vous entretenir avec les parties prenantes directement. Et cela ne signifie qu’une chose : vous aurez à vous rendre dans la salle de réunion, dans la salle de conférence, au bureau ou au café. Peu importe l’endroit où ils se réunissent, vous devrez y accéder.

La bonne façon de demander la permission d‘accéder à la salle de réunion

Les réunions sont considérées comme extrêmement importantes, ainsi, demander à inclure un étranger dans leurs réunions peut être gênant, mais nécessaire pour la discussion elle-même. Pour être certain que cela se passe sans accroc, informez le client du genre d’informations que vous espérez apprendre. À partir de là, expliquez-lui en quoi ces détails seront utiles au processus d’organisation et comment ceux-ci vous aideront à atteindre ses objectifs. 

Que faire en cas de refus

Si vous n’avez pas été invité à la salle de réunion ou que votre demande a été ignorée, soumettez au client une liste de questions qu’il pourra poser en votre nom. Dans certains cas, vous aurez éventuellement droit à une transcription de la réunion. 

Pendant la réunion

Il est important d’écouter et de prendre des notes sur ce que disent les parties prenantes, mais n’oubliez pas que vous êtes aussi un participant. Demandez à clarifier certains points si nécessaire, et travaillez avec l’organisateur de la réunion pour intégrer une session de questions-réponses au programme afin que vous puissiez poser vos questions directement aux parties prenantes. 

Préparez en amont une liste de questions et n’hésitez pas à aborder des sujets sensibles. Poser des questions comme « Qu’est-ce qui vous en empêche ? » vous permettra de comprendre l’approche actuelle ou passée du client en ce qui concerne les objectifs, pourquoi ça n’a pas fonctionné et où s’améliorer. 

Une fois les discussions sur l’évènement terminées, l’organisateur de la réunion pourra poliment vous demander de quitter les lieux pour que la réunion puisse se poursuivre dans la confidentialité ou sur des sujets qui ne vous intéresseraient pas vraiment. Et c’est très bien ainsi. Vous êtes entré, vous avez obtenu les informations dont vous aviez besoin pour créer un évènement digne de ce nom, et c’est tout ce qui compte.

À bientôt.

Bonne planification !
Clever Carly

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