C'est Clever Carly qui vous dit comment analyser efficacement les événements

Bonjour, chers organisateurs ! Je suis Clever Carly. 

En tant qu'organisateurs de réunions, c'est d'abord notre contact inné avec les gens et notre don pour l'organisation qui nous ont attirés vers ce secteur. Mais malgré une bande-son et un éclairage parfaitement orchestrés, de délicieux buffets de plats et boissons et des participants et collègues tout sourire, il peut se révéler difficile d'évaluer ces bonnes ondes de façon tangible. 

Un vieux proverbe du monde des affaires et dont les origines sont assez floues consiste à dire que « ce qui peut se mesurer peut se gérer ». Et en matière de réunions, c'est on ne peut plus vrai. Pour tout le dur labeur consacré à la préparation à la mise en œuvre de vos événements exceptionnels, vous devez également prendre le temps de mettre en place quelques outils et mesures d'évaluation des performances qui vous permettront d'analyser votre événement d'un point de vue plus rigoureux. Je vous expose ici certains des meilleurs moyens de mesurer (et parfois de prévoir) la réussite de votre événement.  

Mettez à profit les e-mails 

Selon un article récent du blog EverThere, bien que les données suggèrent continuellement que les e-mails constituent l'une des meilleures stratégies marketing pour attirer les participants, c'est un moyen qui est largement sous-utilisé par les organisateurs. L'analytique basée sur les e-mails offre une excellente perspective sur ce qui fonctionne, sur ce qui ne va pas et sur la façon dont les participants potentiels réagissent à votre contenu et à votre message. 

Vous calculez votre taux de livraison, bien sûr ? Vous savez, cet indice marketing calculé en soustrayant le nombre d'e-mails envoyés par le nombre de retours à l'expéditeur, puis en divisant le tout par le nombre d'e-mails envoyés. Si ce n'est pas le cas, vous et votre équipe devriez probablement y remédier dès que possible. Si ce taux de livraison est inférieur à 98 %, il est sans doute temps de reprendre les bases depuis le début. Est-ce que votre liste de destinataires est à jour ? Parallèlement, est-ce que vous envoyez trop d'e-mails ? (La dernière chose que vous souhaitez, c'est d'être considéré comme du spam.) Passez au marketing entrant basé sur la permission des utilisateurs et donnez à vos destinataires la possibilité de se désinscrire facilement.

Analysez la participation 

Bien qu'il soit facile de compter le nombre d'invités présents, n'oubliez pas de comparer ce nombre au nombre d'invités qui s'étaient inscrits. Un écart élevé entre les deux nombres pourrait bien indiquer une perte d'intérêt pour l'événement dans les jours qui le précèdent. Si c'est le cas, envisagez d'intensifier la promotion autour de l'événement dans les jours qui précèdent en suscitant la curiosité sur les réseaux sociaux. 

De même, combien d'invités ont déjà assisté à des réunions semblables à celle-ci sur le même site ? Est-ce qu'ils ont assisté à plusieurs réunions ? S'il y a plusieurs personnes qui sont déjà venues, cela pourrait indiquer que vous avez trouvé la bonne formule pour satisfaire vos invités et que vous ciblez le bon public. 

Misez sur les applis 

Avant l'événement, envisagez d'investir dans une application adaptée à votre programme afin de recueillir des données d'analytique en temps réel et de stocker des données sur une interface facile à utiliser. Sched regorge d'outils marketing et analytique par e-mail pour les organisateurs d'événements et propose en plus des conseils pour booster l'implication des participants et établir des profils. Si vous cherchez à concevoir une application qui répond aux besoins particuliers de votre client, Attendify permet aux utilisateurs de créer des applis siglées et personnalisées qui suggèrent en temps réel des modifications à apporter pour stimuler l'implication des participants et optimiser la promotion. Avec Bizzabo, les organisateurs peuvent utiliser des enquêtes intégrées à l'appli pour évaluer le ressenti et l'opinion des participants durant la réunion. Vous pouvez également vous intéresser à EventMobi, une application qui regroupe sur un seul et même outil les inscriptions, la ludification, l'analytique et les sondages, ou encore MeetingPlay, qui convient davantage aux conférences de grande envergure faisant la part belle à la mise en réseau. 

Ne pensez pas qu'aux hashtags 

Même si les réseaux sociaux sont fondamentaux pour assurer (et évaluer) la réussite de votre événement, le fait de suivre un hashtag sur Twitter ne suffit vraiment pas. Selon un article de BizBash, le géorepérage – qui décrit une frontière virtuelle définie autour d'un site événementiel ou d’un lieu permettant d'identifier et de suivre toutes les publications sur Twitter – devrait devenir votre outil incontournable pour évaluer les retweets, les « j'aime » et les allusions faites. Grâce à des outils d'analyse des réseaux sociaux comme Ampsy, les utilisateurs peuvent identifier et compter les phrases dont parlent les gens en rapport avec un sujet donné, et non pas juste avec le hashtag que vous avez choisi. 

N'ayez pas peur des bonnes vieilles enquêtes

Pour les organisateurs d'événements, il existe de nombreux moyens de contacter les anciens participants par le biais d'enquêtes (par exemple, des formulaires de remarques ou des notes écrites qui permettent d'évaluer le ressenti global des participants sur votre événement), que ce soit de visu, au téléphone ou par e-mail. Pour déterminer quel support utiliser, gardez bien à l'esprit le profil de votre public. Est-ce qu'il y avait une relation particulièrement soudée entre vos invités, ou est-ce que vous êtes proche de certains participants ? Un entretien de visu serait probablement l'option la plus respectueuse. Si vous avez organisé une conférence en grand comité, l'enquête par e-mail sera sans doute l'option la plus viable. 

Quel que soit le type d'enquête que vous choisissez, si vous cherchez simplement à savoir comment votre équipe s'en est sortie, cinq questions devraient suffire. En utilisant des enquêtes qui comprennent plus de questions, vous aurez un tableau plus complet de la réussite de votre événement (et des défis à relever). 

Et si vous réalisez une enquête par e-mail, optez pour des questions ouvertes. Malgré les prouesses analytiques dont peut faire preuve la technologie pour renseigner les organisateurs d'événements, les échanges ouverts et francs entre vous et vos invités ont encore leur mot à dire.  

N'oubliez-pas de me rejoindre dans deux semaines pour d'autres informations et conseils utiles. Retrouvez-moi également sur Facebook, Instagram et Twitter. 

Votre guide d'analyse dévouée,

Clever Carly

 

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