Clever Carly : Comment faire part de l'annulation d'une réunion

Stratégie pour communiquer avec les parties prenantes lorsqu'une urgence vous force à annuler votre réunion

Bonjour, les organisateurs !

Je suis sûr que vous serez tous d'accord avec moi quand je dis qu'après avoir investi tant d'heures dans l'organisation d'une réunion, notre seule envie est qu'elle soit couronnée de succès. Mais parfois Mère Nature à d'autres projets en tête, et les conditions météorologiques défavorables qu'elle prépare peuvent nuire à la réussite de votre réunion. Évidemment, annuler votre réunion est la dernière option envisageable, mais des situations d'urgence peuvent parfois entraîner de légères modifications ou une annulation complète.

C'est dommage, ça c'est certain. Annuler toutes les décisions qui ont été prises avant une réunion est difficile (à la fois d'un point de vue logistique et psychologique, car il est pénible de voir tant d'efforts gaspillés en vain), sans compter le processus nécessaire pour annoncer la nouvelle à tous les fournisseurs, sponsors et participants. Comme dans la plupart des cas, certaines stratégies fonctionnent mieux que d'autres, et leur réussite dépend des parties auxquelles vous vous adressez. « La réunion est annulée. C'est tout, désolé ! » n'est jamais la bonne solution.

Que vous cherchiez à élaborer votre plan de communication en cas de catastrophe ou à repenser celui dont vous disposez déjà, voici quelques suggestions pour communiquer avec les principales parties prenantes impliquées dans votre réunion : 

Pour les fournisseurs

Les communications avec le gestionnaire de l'espace, les orateurs, les partenaires en technologie et toutes les personnes avec qui vous collaborez peuvent s'avérer délicates. Évidemment, c'est à vous d'annoncer la mauvaise nouvelle, et d'une certaine façon c'est un moyen de préserver votre partenariat pour de futures initiatives. Pour éviter tout malentendu, faites-leur part de tous les changements le plus tôt possible et appelez-les directement. Les appels téléphoniques, plus personnels, minimisent le risque de contrarier votre interlocuteur, qui peut perdre son calme même si la coupable est Mère Nature. Ensuite, assurez le suivi de la conversation en envoyant une déclaration formelle écrite. De cette façon, les deux parties bénéficieront d'une certaine protection légale en cas de litige subséquent lié au contrat.

Pour les sponsors

Les sponsors donnent de leur argent et de leur temps pour prendre part à un évènement, et le fait de ne pas mettre à profit leurs dons peut conduire à une autre conversation tumultueuse ; surtout lorsque 53 pour cent des organisateurs affirment qu'il est extrêmement difficile de trouver un sponsor pour commencer. Lorsque vous vous entretenez avec un sponsor au sujet d'une réunion bouleversée par une urgence, préparez au cas où des contreparties à offrir en lieu et place de l'évènement modifié (ou annulé). Qu'il s'agisse de la possibilité de collaborer ensemble à l'occasion d'un autre évènement prévu dans votre calendrier ou d'élargir leur parrainage et leur visibilité lors de l'évènement reporté. Quelle que soit la contrepartie proposée, le fait de profiter de cette conversation pour parler de futures collaborations témoignera de votre reconnaissance envers leur travail et rendra les sponsors plus enclins à travailler avec vous à l'avenir.

Pour les participants

Si vous avez organisé un évènement prestigieux (ce dont je ne doute pas !), il est fort probable que les participants soient très enthousiastes à l'idée d'y assister, c'est pourquoi ils risquent d'être déçus ou mécontents lorsqu'ils apprendront qu'il a été annulé ou reporté à une date qui ne leur convient pas. Vous devez faire en sorte que vos participants restent satisfaits et disposés à prendre part à votre prochain évènement malgré les changements, et cela repose sur une communication honnête et proactive. Soyez francs à propos des risques que supposent de mauvaises conditions météo pour l'évènement et des déconvenues que vous et votre équipe avez subies avant de décider que l'annulation était la meilleure des options. 

Et comme pour les fournisseurs, privilégiez les conversations personnelles. Envoyer des notes à chaque participant n'est peut-être pas envisageable, mais l'envoi d'un e-mail massif peut être perçu comme de l'indifférence. Veillez à fournir un contact vers qui les participants peuvent se tourner s'ils ont des questions ou ont besoin de plus amples informations. Par exemple, vous mettez à leur disposition une adresse e-mail, une ligne d'assistance téléphonique ou une page sur le site de l'évènement pour répondre à leurs inquiétudes liées à la reprogrammation ou l'annulation.

Encore une fois, l'annulation d'une réunion peut se convertir en un vrai casse-tête ; c'est pourquoi vous devez absolument veiller à avoir épuisé toutes les solutions possibles avant d'envisager son annulation totale. Ceci étant dit, la sécurité doit demeurer votre priorité numéro 1 en tout temps, et si Mère Nature se montre capricieuse, il vaut mieux ne pas la défier. La meilleure option qui s'offre à vous est de communiquer rapidement et efficacement avec tous les acteurs principaux impliqués dans votre réunion. 

À bientôt,
Clever Carly


 

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