Clever Carly : Comment mobiliser la communauté en ligne pour votre réunion

Posez-vous ces quatre questions avant de concevoir un espace de réunion numérique pour votre évènement

Bonjour, chers organisateurs !

Voyant que la technologie et les évènements en direct continuent leur inexorable fusion, je m'intéresse de plus en plus à la manière dont ce partenariat peut servir les objectifs d'une réunion. En ce qui concerne la participation, je pense que la communauté en ligne entourant une réunion est la pierre angulaire de cette relation entre technologie et évènement. 

Auparavant, les participants pouvaient uniquement interagir avec un évènement s'ils y assistaient en personne, mais ce n'est plus le cas. Grâce à internet, ceux qui le souhaitent peuvent s'impliquer dans une réunion bien avant qu'elle ne débute, mais comment les organisateurs d'évènements s'y prennent-ils pour leur offrir un espace approprié à cette fin ?

Une communauté en ligne est tout simplement un espace de réunion numérique : les participants s'y réunissent et discutent entre eux, nouent des contacts et tirent des enseignements avant, pendant et bien après la fin de la réunion. Toutefois, toutes ces conversations et cet engagement ne naissent pas sans effort. Une communauté en ligne n'est rien d'autre qu'une stratégie, à l'instar de toute autre stratégie de marketing. Développer un espace de conversation demande de la préparation et du travail. Si vous êtes novice en la matière, je vous suggère de commencer par vous poser ces quatre questions :

Quelle finalité se cache derrière la communauté en ligne de votre réunion ?
Tout comme votre réunion, sa version en ligne a elle aussi une finalité. Tentez-vous simplement de créer de l'enthousiasme chez les participants et de promouvoir la vente de tickets ? Ou votre communauté en ligne est-elle un moyen pour vos clients de se créer un réseau, de nouer des liens et de rester en contact après la fin des activités ? La structure de la communauté en ligne de votre évènement dépendra de votre réponse, quelle qu'elle soit. Par exemple, si l'objectif est d'accroître la participation, votre stratégie reposera très probablement sur le partage de contenu pour galvaniser les participants potentiels. Cependant, si vous avez l'intention d'utiliser la communauté en ligne pour promouvoir et cultiver les nouvelles relations, sa structure interne doit le refléter en intégrant des fonctionnalités de messagerie pour permettre aux participants de communiquer. 

Où cette communauté vivra-t-elle ?
Vous connaissez désormais la fonction de votre communauté, mais savez-vous où ses membres se réuniront-ils ? Développer une communauté en ligne peut sembler une entreprise coûteuse, mais ce n'est pas forcément le cas. Par exemple, environ 66 pour cent des participants se mobiliseront en ligne tout au long de l'évènement, donc vous pouvez tirer profit de cette activité sans avoir à héberger la communauté sur votre propre plateforme. À la place, vous pouvez inciter les clients à interagir avec votre réunion sur les réseaux sociaux en créant un hashtag de l'évènement qui regroupera toutes les publications connexes à un même endroit, de sorte que vous et les participants puissiez suivre la conversation en temps réel. Pour les réunions de mise en réseau requérant une participation plus approfondie de la part des participants, envisagez une application de l'évènement qui intègre des fonctionnalités de jumelage et de messagerie. 

Comment développer la communauté en ligne de mon évènement depuis le début ?

Évidemment, la réponse dépend des objectifs de la communauté de votre réunion et de sa localisation. Admettons que votre évènement peut bénéficier des réseaux sociaux. Dans ce cas, un hashtag unique et une bonne stratégie de marketing peuvent suffire à amorcer la conversation. Cependant, il est plus probable que vous ayez besoin d'un plan plus élaboré ; et l'expérience des participants est au cœur de ce plan. D'un point de vue technique, les participants auront besoin d'une expérience en ligne conçue de manière intuitive afin de pouvoir contribuer facilement à la conversation. D'un point de vue humain, ils voudront que vous les incitiez à contribuer ; ce qui m'amène à mon prochain point…

Autour de quoi ma communauté en ligne se mobilisera-t-elle ?
C'est la question en or ! Comme je l'ai dit tout à l'heure, une communauté en ligne n'apparaîtra pas sans effort, et le fait de la développer n'est en rien gage de participation. Afin de créer une communauté en ligne fructueuse, vous devez exploiter les différentes opportunités qu'elle pourrait offrir à vos participants au lieu de vous en tenir aux intérêts qu'elle pourrait procurer à votre réunion. L'intérêt commun que les gens partagent pour votre évènement est important, certes, mais suffit-il à les inciter à y participer, et ce, sur le long terme ? Probablement pas. Donc qu'est-ce qui dans votre évènement les invitera à revenir ? Pour motiver votre communauté en ligne, pensez à des petits plus exclusifs que les clients ne pourront pas se procurer ailleurs. Par exemple, offrez aux participants la possibilité d'interagir avec les orateurs de l'évènement sur une durée plus importante à travers la communauté. Ou encore, les clients qui participent en ligne pourraient bénéficier d'un accès spécial aux ressources, rapports et autres matériels. Quels que soient les avantages que votre évènement offre, vous devez les mettre en valeur, car ce sont eux qui inviteront les participants à revenir.

Bien qu'il existe de nombreux indicateurs pour mesurer la réussite d'une réunion, l'engagement des participants est extrêmement parlant. Promouvoir la participation n'est pas une tâche facile, mais le fait de fournir une communauté en ligne où les participants peuvent interagir peut changer la donne.

Bonne planification !
Clever Carly

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