Clever Carly : Comment optimiser votre budget en 2019

Suivez ces cinq astuces pour élargir le budget consacré à l'organisation d'évènements

Bonjour, les organisateurs !

Janvier est à peine entamé que je réfléchis déjà à la meilleure façon d'administrer les budgets avec lesquels je travaillerai tout au long de l'année. Ce qui suit n'est pas une surprise, mais beaucoup de personnes travaillant dans notre secteur (moi y compris) affirment disposer de budgets figés ou réduits année après année. 

J'ai donc décidé d'effectuer quelques petits changements dans mes habitudes organisationnelles afin de garder mes finances à l'esprit à chaque étape, évitant ainsi tout problème d'argent éventuel. Voici cinq stratégies de réduction des coûts que je compte mettre en œuvre en 2019 :

Engagez des orateurs aux honoraires moins élevés

Les célébrités font d'excellents orateurs, mais leurs services sont loin d'être donnés. En conséquence, d'autres éléments majeurs de votre évènement devront être sacrifiés pour qu'un acteur amusant délivre un discours de clôture mémorable. Pour les organisateurs disposant d'un budget plus restreint, un tel compromis n'est pas forcément la meilleure option ; il vaudra mieux privilégier un orateur tout aussi talentueux dont les services ne seront pas aussi coûteux. Ceci étant dit, les orateurs d'exception stimulent les ventes, donc il est important de savoir qui les participants veulent voir et quels sujets les intéressent. Pensez à envoyer un sondage aux clients ayant participé aux évènements préalables afin de connaître leurs centres d'intérêt et de créer de l'enthousiasme autour de l'évènement. Rendez-vous sur les sites Web d'associations connexes pour voir quels orateurs ont été choisis par le passé, puis jetez un œil aux forums en ligne qui traitent des réunions de ces associations pour avoir une idée du succès de cet orateur. 

Sublimez la décoration grâce à des pièces uniques

Par définition, vous n'avez qu'une seule chance de faire une bonne première impression. Pour de nombreux évènements, cette première impression passe par la décoration. Cependant, vous laisser tenter par une sculpture de glace sur chaque table vous coûtera bien trop cher (sans parler du fait que c'est complètement inutile). Pour impressionner les participants sans faire exploser votre budget, pensez à investir dans des pièces uniques qui sublimeront le meilleur de votre décoration et de votre thème tout en réaffirmant la finalité de l'évènement. Pour donner une touche inattendue à la décoration de vos tables, oubliez les verres en cristal Waterford et optez plutôt pour un centre de table luxueux

Envisagez le covoiturage

Les frais de transports peuvent peser lourdement sur les évènements qui doivent prendre en charge le déplacement des participants d'un point A à un point B. Au lieu de prévoir des courses individuelles, pensez à proposer des services de covoiturage comme Lyft ou Uber pour réduire les coûts. Vous pouvez également demander à l'espace réunion s'il met à disposition une navette pour acheminer les clients d'un endroit à l'autre. 

Composez un menu pour tous

Tout comme le transport, la restauration peut coûter cher. Il est facile de se laisser séduire par les ingrédients les plus tendance, mais n'oubliez pas que certains participants n'ont guère envie de manger des toasts à l'avocat ou des plats à l'huile de truffe. Collaborez avec votre chef pour composer un menu aussi neutre que savoureux qui ravira toutes les papilles, et veillez à écarter les allergènes les plus courants de votre liste d'ingrédients afin de ne pas avoir à fournir de plats de substitution.

Déterminez vos besoins d'accès à internet

Une connexion Wi-Fi sûre et fiable évite bien des soucis. Avant de rencontrer vos éventuels partenaires en technologie, déterminez quelle sera la consommation d'internet lors de votre évènement. Par exemple, si votre réunion ne repose pas sur l'utilisation des technologies, votre consommation internet sera probablement plus faible que lors d'un évènement où les participants doivent se connecter à une application. Référez-vous à la consommation internet de vos réunions précédentes pour mieux comprendre vos besoins, puis discutez avec vos fournisseurs pour réduire les coûts. Il se peut que votre espace propose un forfait Wi-Fi, comme le Wifi Simplified de Marriott, qui fournit une solution internet s'adaptant aux besoins de votre évènement.

Chaque centime compte quand il s'agit d'organisation de réunion, et un petit budget ne signifie pas que vous devez compromettre l'intégrité de l'expérience offerte lors de l'évènement. Avec ces conseils à l'esprit, je suis certain que vous parviendrez à optimiser les budgets les plus restreints. 

À bientôt. 

Bonne planification !
Clever Carly

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