Clever Carly : Trouvez le bon équilibre pour les évènements en petit comité

Trois astuces pour que les réunions en petit comité gardent leur aspect professionnel

Bonjour, chers organisateurs bien occupés !

Qu’il soit grand ou petit, chaque projet a un lot de défis. Particulièrement, pour les réunions plus modestes, la difficulté la plus fréquente est celle qui consiste à instaurer la juste quantité d'intimité.

C'est un dosage délicat : Vous voulez que les participants se sentent connectés à l'évènement et aux personnes présentes, mais créer un cadre trop intimiste ne leur donnera plus l'impression d'être à une réunion, mais à un rendez-vous.

Pour que les réunions restent productives et professionnelles, organisez-les avec ces astuces en tête :

1. Oubliez les éclairages d'ambiance et les bougies.

Peut-être que vos tête-à-tête nocturnes au restaurant se font aux lumières des chandelles, mais une pièce aux lumières tamisées n'est généralement pas appropriée à un contexte professionnel. À moins qu'une présentation ait lieu et que vous ayez besoin que la pièce soit plongée dans le noir, si ce n'est pas le cas, oubliez le variateur de lumière, les bougies et autres techniques d'éclairages qui rappellent les cadres romantiques. Optez pour un espace de réunion bien éclairé, qu'il s'agisse de lumières naturelles ou artificielles, pour que les participants puissent voir la réunion qui se déroule autour d'eux, et évidemment se voir entre eux.

2. Priorisez l'espace personnel. 

Le gros avantage des évènements plus petits, c'est que la salle est moins peuplée, ce qui donne plus de place pour profiter de l'évènement. Ainsi, offrez de l'espace aux participants. Au lieu de proposer aux clients des sièges qui les contraignent à s'asseoir côte à côte par exemple, essayez de trouver une solution qui permet aux clients de s'étirer un peu et se mettre à l'aise. Évidemment, des sièges trop espacés pourraient causer des problèmes de communication, donc restez réalistes. Vous voulez que les gens soient proches, mais pas trop non plus. 

3. Mettez l'accent sur un esprit de groupe. 

De par leur nature, les petites réunions ont tendance à avoir une atmosphère plus intimiste : moins de personnes veut dire plus de temps à passer en tête-à-tête avec les clients. Mais trop de temps passé seul peut rappeler l'ambiance d'un premier rendez-vous. Et cela peut être un peu gênant de discuter dans un tel contexte. Pour couper court à toute gêne potentielle, gardez le programme concentré sur le groupe. Priorisez les discussions et les activités en équipe au lieu de séances en petits groupes ou de tâches qui doivent être effectuées en binômes. S’il arrive que des participants engagent des conversations de leur côté, qu’il en soit ainsi, après tout, plus il y a d’interactions mieux c’est. Mais c'est à eux que revient le choix d'engager des conversations, et non pas parce que votre planning l'exige. 

D’un autre côté, dans les réunions de réseautage en petit comité, les participants auront peut-être besoin de s’éloigner du groupe pour apprendre à mieux se connaître sur le plan professionnel. C'est normal, mais une fois de plus, gardez en tête que le cadre d'une réunion peut piéger les participants dans des conversations avec d'autres personnes. Envisagez la mise en place d’un jeu de speed-dating de mise en réseau, durant lequel les invités auront quelques minutes pour parler avec chaque participant, afin d’être sûr que tous aient une chance de socialiser. 

Il y a un moment et un endroit pour les évènements intimistes, mais le professionnalisme y règne en maître. En tant qu'organisateur, votre tâche consiste à structurer vos réunions de telle sorte à ce que cela soit clair pour chacun. Si vous constatez que chaque participant est à l'aise et impliqué, c'est que vous vous y prenez bien. 

À bientôt. 

Bonne planification !
Clever Carly

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