Clever Carly : objectifs de gestion du temps pour 2019

Restez dans les temps et oubliez le stress grâce à ces pratiques d'organisation

Bonjour, chers organisateurs !

Alors que 2019 arrive à grands pas, je repense à 2018 et à ce qui aurait pu mieux se passer. En repensant aux réussites et défis que j'ai connus au cours de l'année, un élément ressort tout particulièrement : la gestion du temps. Avec leur emploi du temps surchargé et leur interminable liste de choses à faire, les organisateurs ont du pain sur la planche et, parfois, trop peu de temps pour s'en occuper. Ce qui est parfaitement normal. Cependant, une mauvaise gestion du temps peut aussi générer du chaos et de la panique lors de vos réunions, choses que vous pouvez aussi tout à fait éviter. 

Je ne veux pas dire par là que vous devriez remanier tout votre processus d'organisation pour en adopter un nouveau qui ajoutera comme par magie des heures à vos journées. (Ce n'est pas possible ; j'ai pourtant essayé.) Je cherche plutôt des manières d'amender mon emploi du temps actuel afin de créer plus de temps pour moi, professionnellement et personnellement, sans pour autant devoir remonter le temps. 

Vous trouverez donc ci-dessous les petits objectifs que je me fixe en 2019 pour rendre chaque seconde plus efficace. Vous voulez me suivre dans ce voyage ?

1. Arrêtez d'avoir des attentes irréalistes

Le fait est que, peu importe ce que nous autres organisateurs pouvons faire, une journée ne comptera toujours que 24 heures. Ce qui veut dire que nous devons être réalistes par rapport à nous-mêmes quant à ce que nous pouvons réellement accomplir dans une période donnée. Parfois, cela peut impliquer de ne cocher que deux éléments sur la liste de choses à faire par jour, et parfois, nous pouvons en cocher 10. L'un ou l'autre conviendra, mais la planification de l'évènement devra inclure les deux scénarios.  

2. Déléguez davantage

Malgré tous nos efforts pour gérer nous-mêmes chaque élément d'un projet, pour des questions de contrôle de la qualité uniquement, ce n'est tout simplement pas possible (ni recommandé) ; sans parler des problèmes de santé que peut engendrer trop de stress. (Rappelez-vous, l'organisation de réunions constitue l'une des cinq tâches les plus stressantes de 2018 !) Afin de libérer un peu de temps et d'éliminer le stress, il est important de vous entourer d'une équipe en laquelle vous avez confiance et à qui vous pouvez déléguer des tâches, surtout lorsque vous travaillez dans des délais très serrés. 

3. Cessez de tout remettre à plus tard

Si « Je le ferai plus tard » était votre formule consacrée en 2018, entraînez-vous à prononcer la phrase suivante à voix haute : « Je vais m'en occuper tout de suite ». Vouloir caser tous les détails d'une réunion dans les dernières heures avant l'évènement peut avoir de graves conséquences (une faible participation avec des espaces et des fournisseurs réservés, pour n'en citer que quelques-unes). Si vous êtes du genre à tout remettre au lendemain, essayez de diviser votre liste de choses à faire en petits fragments et de fixer des suivis hebdomadaires avec votre équipe afin que chacun se sente responsable.

4. Sachez quand dire « non »

Comme vous le savez déjà, les organisateurs sont des gens très occupés. Et, même si nous aimerions accepter tous les projets qui nous sont soumis, dire « oui » à chaque requête peut rendre l'équilibre entre les tâches et le temps difficilement gérable. Pour revenir sur le premier point, il est essentiel d'être conscient de vos points forts et de rester raisonnable en ce qui vous concerne. Si vous êtes trop occupé pour accepter un nouveau projet, vous avez tout à fait le droit de dire « non » et d'attendre que votre emploi du temps se libère pour en prendre un nouveau. 

Justement, je pense que je vais suivre mon propre conseil et cesser d'écrire pour reprendre ma propre liste de choses à faire. Il n'est jamais trop tôt pour poursuivre ses objectifs, pas vrai ?

À la prochaine, les amis.

Bonne planification !
Clever Carly
 

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