Clever Carly : Conseils de voyage pour les réunions dans une autre destination

Règles de base pour chaque organisateur en déplacement

Bonjour, chers organisateurs !

Je vous écris ces mots avant de rentrer chez moi après avoir parcouru plus de 10 000 kilomètres pour organiser une réunion hors de la ville. L'évènement s'est évidemment bien déroulé, même si le voyage en lui-même était un cauchemar : un vol retardé, une brosse à dents oubliée et un bagage perdu ont rappelé à ma mémoire à quel point les voyages d'affaires pouvaient être éprouvants. Ceux d'entre vous qui sont amenés à se déplacer souvent (je suis sûr que vous êtes nombreux) savent certainement de quoi je parle. En réalité, des recherches ont montré que les problèmes de santé physique, mentale et comportementale tendent à toucher tout particulièrement les personnes qui voyagent régulièrement pour affaires.

Entre les villes inconnues, les fournisseurs et les espaces, l'organisation d'évènement dans une autre localité est déjà bien assez difficile sans qu'il y ait besoin de compliquer le voyage en lui-même. Voici quelques conseils pour voyager de manière efficace et productive, de sorte que vous puissiez consacrer tous vos efforts à l'organisation d'un évènement spectaculaire dans une autre ville :  

N'emportez que les essentiels

Avez-vous vraiment besoin de quatre paires de chaussures pour un voyage d'affaires d'une semaine ? Probablement pas. Évidemment, il vaut mieux trop que pas assez ; mais l'espace dans votre valise est limité. En ce qui concerne les vêtements, prévoyez vos tenues à l'avance et pensez à une façon d'utiliser plusieurs fois les pièces maîtresses de votre garde-robe. Vous n'avez probablement pas besoin de deux blazers noirs, par exemple, donc prenez en seulement un. En ce qui concerne les articles de toilette et autres essentiels, réfléchissez à ce qu'il vous faut pour vous préparer le matin et faites une liste de ce qui est nécessaire (brosse à dents, shampoing, nettoyant facial) et de ce qui ne l'est pas (quatre ombres à paupières, un rouleau facial en jade, votre collection de rouges à lèvres).

Passez au numérique

Chaque organisateur dispose de sa propre structure organisationnelle : certains travaillent avec des cahiers, des registres et de la paperasse, tandis que d'autres s'appuient entièrement sur les applications ou les technologies basées sur le cloud. Les deux méthodes sont bonnes, mais lorsque vous êtes en déplacement, les cahiers et papiers peuvent peser lourd, surtout dans une valise déjà pleine. Que vous partiez en escapade, en voyage interétatique ou autour du monde, trouvez un moyen de numériser votre processus organisationnel afin de pouvoir emporter avec vous tout ce dont vous avez besoin pour votre évènement dans une autre ville sans prendre de place. Pensez aux applications organisationnelles telles que MeetingPlay et aux outils de prise de notes tels que SimpleNote, et avant le décollage, scannez tous vos papiers dans un format PDF accessible.

Reposez-vous

Quel que soit le voyage d'affaires, il est impératif que vous soyez en forme, ce qui signifie que vous devez vous reposer et dormir suffisamment. Oui, un dernier verre au bar de l'hôtel est tentant, mais si le fait de sortir tard risque de nuire à votre travail, il vaut mieux que vous remontiez dans votre chambre. Je ne suis pas en train de vous dire de ne pas vous amuser, évidemment, mais arriver dans un nouvel endroit ou séjourner dans un hôtel peut s'apparenter à des vacances (même lors d'un voyage d'affaires où la priorité numéro 1 est le travail), donc il est important de connaître vos limites. Si les opportunités de développer votre réseau en dehors des heures de travail sont si intéressantes que vous ne pouvez pas ne pas y aller, buvez de l'eau gazeuse pour éviter que l'alcool ne perturbe votre sommeil.

Misez sur une bonne planification

En tant qu'organisateur de réunions, il n'est probablement pas utile de vous rappeler que l'organisation est l'ingrédient secret de tout voyage d'affaires. Quel que soit le type de voyage, il est fort probable que quelque chose tourne mal. Si possible, réservez des vols directs, faites votre valise conformément aux réglementations de la TSA et gardez vos principaux numéros de confirmation à portée de main. Tout comme pour les évènements, préparez un plan B au cas où vos vols seraient retardés ou les conditions météorologiques rendraient les routes impraticables. 

Restez positif

En réalité, il est impossible de prévoir tous les aléas des voyages, et il est facile de se laisser décourager par un quelconque tracas, surtout si ce dernier compromet la réussite de votre réunion. La meilleure chose à faire dans ces situations est de rester optimiste, même lorsque vous n'en avez pas envie, et d'essayer de trouver une solution : déléguez des tâches aux membres de votre équipe sur le terrain et abattez autant de travail que possible à distance. Les attitudes sont contagieuses, donc faites en sorte que la vôtre serve d'exemple. Une attitude négative se propagera dans toute votre équipe, et probablement jusqu'à votre réunion. Le spectacle doit continuer (non, le spectacle continuera, coûte que coûte), c'est pourquoi une attitude sereine vous évitera de sombrer dans cette spirale. 

Organiser une réunion dans une autre destination peut être une grande opportunité, donc ne laissez pas le voyage en lui-même nuire à votre productivité. Profitez de cette nouvelle destination pour organiser un évènement grandiose et vous mettre en réseau avec des partenaires potentiels. Ainsi, lorsque vous rentrerez chez vous, comme je m'apprête à le faire, vous ressentirez un sentiment d'accomplissement professionnel plutôt que de futilité.

À bientôt. 

Voyagez en toute sécurité,
Clever Carly

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