Les collaborateurs indispensables pour les organisateurs

Les données indispensables aux organisateurs pour un évènement réussi

Dire qu'il faut un village pour organiser un évènement est un euphémisme. Organiser une réunion réussie nécessite une équipe bien construite, variée et dotée d'un savoir-faire dans chaque discipline. Et même si chaque collaborateur est important, c'est généralement la contribution des partenaires financiers et technologiques qui feront ou non le succès d'un évènement.

Voilà pourquoi.

Une gestion des fonds intelligente

En général, la première question à se poser avant de prendre une quelconque décision est : « Est-ce en cohérence avec l'objectif de la réunion ? » Et la seconde est : « Pouvons-nous nous le permettre ? » 

Personne ne dispose d'un budget illimité et chaque décision est soumise aux contraintes financières. Les organisateurs financiers peuvent vous aider à faire en sorte que chaque dollar soit dépensé judicieusement. Agir à l'encontre du responsable du budget fait encourir à la réunion le risque de se retrouver en péril économique.

En plus de surveiller l'ensemble des fonds, un collaborateur financier peut aussi partager des informations budgétaires antérieures. Admettons qu'une réunion qui a déjà eu lieu, au budget similaire et avec le même objectif ait dépensé la majeure partie du budget dans le service traiteur. Si le feedback général des clients a indiqué que les participants ont aimé la nourriture, mais qu'ils auraient également voulu des séances plus approfondies, alors les organisateurs sauront qu'ils devraient allouer une plus grande partie du budget dans la recherche de bons orateurs et dans l'organisation de séances d'activités.  

Parlons technologie

Vu que l'un des défis majeurs que doivent relever les organisateurs est de parvenir à rester en phase avec les tendances technologiques, il n'est pas surprenant que les recommandations des prestataires technologiques soient devenues aussi importantes. 

En plus de rester connectés avec les tendances technologiques, vous entretenir avec un prestataire technologique vous permettra de moderniser les réunions et de garder une longueur d'avance sur les évolutions technologiques. Une autre raison : tous les organisateurs ne sont pas férus d'informatique, ainsi, un partenariat avec des collaborateurs qui maîtrisent le sujet vous permettra de gagner du temps et de l'argent. Par exemple, recourir à plusieurs solutions technologiques plutôt qu'un logiciel multiservice, tel que l'application Marriott's Meeting Services, peut semer la zizanie au sein d'une équipe d'organisation. Un partenaire technologique peut proposer des solutions qui préviendront tout chaos potentiel avec les logiciels. 

Pour les organisateurs qui s'occupent de tout

Parfois, les organisateurs n'ont pas accès aux ressources qui dépassent leurs propres capacités, et ce n'est pas grave. Dans les situations où les organisateurs sont dépourvus d'équipe, il est important d'être proactif en faisant les recherches nécessaires afin d'être certain de bien être en possession des compétences requises pour remplir l'objectif de leur réunion. 

Concernant les budgets de l'évènement, oubliez les feuilles de calcul qui favorisent l'erreur humaine. À la place, essayez d'investir dans un logiciel. Si vous utilisez des technologies, faites simple : servez-vous de réseaux sociaux et d'autres plateformes que vous connaissez au lieu de mettre en place un nouveau système ou une nouvelle plateforme. Ainsi, si un quelconque problème technologique devait arriver pendant la réunion, vous saurez le résoudre immédiatement au lieu de faire appel aux représentants du service client. 
 

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