L'avenir des réunions : Une notion claire de l'espace

Ce que veulent les participants, c'est une connexion plus profonde avec la destination de votre réunion. Voici comment les organisateurs peuvent favoriser cette relation

Qu'est-ce que vous aimez le plus dans les voyages ? La camaraderie et une rupture avec le stress quotidien pourraient bien être ce qui importe le plus pour vous, mais pour d'autres, c'est l'expérience qui demeure prioritaire. Environ 53 pour cent des consommateurs déclarent que ce qui les intéresse le plus dans un voyage c'est la découverte de lieux ou d'endroits locaux d'une nouvelle destination, selon les recherches réalisées par Mintel en 2017 sur les tendances émergentes du voyage.

Si la recherche peut donner une idée, les participants semblent eux aussi penser la même chose : une étude de Marriott et de la PCMA Foundation sur le futur des réunions démontre que les participants souhaitent que les évènements établissent une notion claire de l'espace. Autrement dit, ils veulent que les programmes des réunions mettent à profit les destinations afin de rendre hommage à leur environnement.

Vous organisez un évènement pour les participants de la génération de l'an 2000 ? Raison de plus pour prioriser votre destination. Les personnes appartenant à la génération de l'an 2000 accordent plus d'importance aux expériences qu'aux biens matériels. 85 pour cent des personnes interrogées priorisent le fait de s'aventurer hors de leur zone de confort et d'apprendre de nouvelles choses, d'après le rapport de Mintel de 2018 sur le voyage empirique.

Donc, adoptez le côté aventureux de votre réunion et réfléchissez à votre prochaine destination avec en tête les stratégies suivantes :

1. Faites honneur à votre destination.

Chaque destination a son propre charme et son histoire. Tirez profit de cela. Priorisez l'exploration et visitez les sites touristiques de votre destination, goûtez aux spécialités locales, et adoptez les habitudes des locaux. Existe-t-il un programme communautaire sympa réputé ? Ajoutez-le en tant que séance en petit groupe pour que les participants ne passent pas à côté.

Le temps ne vous permet pas d'explorer les environs en dehors de la salle de réunion ? Établissez un partenariat avec les entreprises locales sur des programmes que vous pourriez proposer une fois les journées terminées.

2. Trouvez l'espace adapté.

Les espaces de réunions froids et génériques appartiennent au passé. La tendance aujourd'hui, ce sont les lieux authentiques. Ainsi, trouvez un espace qui fasse la promotion de la culture locale de votre destination tant sur l'aspect design que pratique. Par exemple, dans le cadre d'un partenariat, certains espaces pourraient accueillir des groupes communautaires proposant des activités ouvertes au public. Travaillez avec le responsable des lieux pour faire en sorte que votre espace de réunion devienne un moyen supplémentaire de se connecter à la ville en peu de temps. 

3. Faites de votre réunion un espace sans appareils technologiques.

Les réseaux sociaux et les appareils mobiles peuvent empêcher les participants de vivre pleinement l'instant. Pour être sûr que les clients restent connectés à votre destination, envisagez de limiter le temps durant lequel les participants peuvent rester devant les écrans. La distance avec leur quotidien permettra aux clients de réduire le stress lié au travail et aux soucis personnels, et de s'ouvrir à de nouvelles expériences.

4. Si possible, concentrez-vous sur la nature.

Vous ne pouvez pas voir grand-chose d'une ville en restant entre quatre murs, donc sortez. Pour les réunions d'affaires, envisagez d'organiser votre séance en petit groupe à l'extérieur, par exemple avec une visite en vélo de votre destination. Ainsi, les participants pourront bouger, mais aussi se vider la tête et retrouver leur concentration en vue du prochain thème au programme.

5. Donnez en retour à la communauté locale.

Un autre moyen d'approfondir la connexion des participants envers une communauté consiste à les impliquer dans des causes. Cherchez des possibilités de volontariat disponibles dans les environs afin de savoir comment vos clients pourraient laisser une trace de leur passage dans votre destination. 

Vous désirez savoir dans quelle autre direction s'oriente le secteur de l'évènementiel ? Découvrez les recherches menées par Marriott et la PCMA Foundation, « The Future of Meetings & Events », et suivez régulièrement Meetings Imagined pour en savoir plus sur l'avenir de l'évènementiel. 

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