L'avenir des réunions : Espaces évènementiels modulables

De nombreuses réunions exigent désormais des espaces modulables ; ces quatre ajustements en matière d'organisation vous aideront à répondre à cette demande

Des places fixes ? C’est fini ! Les jours des espaces de réunion à taille unique sont bel et bien révolus. Aujourd'hui, les évènements requièrent des espaces flexibles dont la configuration s'accorde avec le programme de la réunion.

En fait, Marriott et la PCMA Foundation ont rédigé un rapport, intitulé « The Future of Meetings & Events », qui prévoit que 30 pour cent de tous les espaces de bureau commerciaux seront considérés comme « flexibles » (c’est-à-dire facilement adaptables pour répondre aux besoins spécifiques d’un évènement) d’ici 2030.

Pour les organisateurs, cette tendance démontre l'importance de préparer les salles de réunion en gardant le terme « changement » à l'esprit. Les statistiques montrent qu'un tiers des gestionnaires d'espace disposent déjà de salles équipées pouvant répondre à une configuration modulable, mais si la structure de votre réunion est plus rigide, voici quatre astuces qui rendront votre espace de réunion flexible :

Trouvez les bons meubles : les éléments légers, les meubles sur roulettes et les composants modulaires et démontables peuvent facilement être déplacés et adaptés pour modifier la configuration d'une salle à la dernière minute.

Privilégiez une décoration sobre : une décoration empreinte de nombreux objets de design sera sans doute très jolie, mais une décoration trop chargée peut être source de complication et s'avérer encombrante dans les espaces constamment modifiés. Privilégiez donc un style de décoration exempt d'éléments de conception frivoles. Toutefois, cela ne veut pas dire que la configuration de votre salle de réunion doit être ennuyante, simplement qu'une sculpture de glace sur toutes les tables n'est pas forcément utile. 

Proposez différents types de places assises : pour les espaces moins adaptables, essayez d'inclure une variété de places assises comme un mélange de poufs poire, de fauteuils de lecture ou de sièges confortables. De cette façon, même si l'espace n'est pas physiquement modifié, les participants pourront se déplacer autour de la salle et vivre l'évènement sous un angle différent.

Tirez profit de la technologie : de même, les technologies immersives et sensorielles, telles que la réalité augmentée ou virtuelle, peuvent transporter les participants vers un autre monde, ou du moins leur offrir une expérience transformatrice qui ne serait peut-être pas disponible dans votre espace physique.  

Vous avez envie d'en savoir plus sur l'avenir de l'évènementiel ? Découvrez les recherches menées par Marriott et la PCMA Foundation, et suivez régulièrement Meetings Imagined pour en savoir plus sur l'avenir de l'évènementiel. 

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