Tirez le meilleur parti de vos discussions façon table ronde

Voici comment planifier une table ronde profitable à tous

Une discussion façon table ronde ne se réduit pas à une simple présentation PowerPoint faite en costard-cravate. Cette plateforme peut parfois s'avérer décisive pour votre évènement, d'où la nécessité de bien la planifier.
 
Poursuivez votre lecture pour savoir comment planifier une discussion façon table ronde qui profitera à chacun.

Choisissez un format de discussion façon table ronde

Le format de la discussion façon table ronde et la disposition des sièges peuvent varier selon le but de votre réunion et les besoins spécifiques associés. Par exemple, si votre groupe de participants est important (plus de 10 personnes), il vaudra peut-être mieux les séparer en différents groupes afin que chacun ait l'occasion de participer.

Souvenez-vous que plus un groupe est important, plus il faudra de temps pour que tout le monde puisse participer. Veillez à ce que chaque groupe comprenne entre 5 et 10 participants afin que tout se déroule sans accroc et dans les délais impartis.

Vous pouvez également inviter de grands experts à participer à une discussion façon table ronde devant le public, comme dans une vraie table ronde. Vous pouvez même proposer une séance de questions afin que les membres du public aient plus d'occasions de participer. Ils auront ainsi le sentiment d'assister à une table ronde, tandis que l'attention portera sur les experts.

Ébauchez un plan de discussion façon table ronde

Après avoir choisi le format de votre discussion, rédigez les objectifs principaux de votre réunion. Votre débat façon table ronde doit vous aider à les atteindre. Par exemple, si votre réunion a pour but d'expliquer aux participants les changements survenus dans le secteur, veillez à ce que votre table ronde comporte des sujets et des questions à même de stimuler une discussion ad hoc.

Les sujets que vous déciderez d'évoquer dans cette discussion doivent être compris dans votre programme. Ce document constitue le plan de votre discussion façon table ronde et doit être distribué à tous les participants avant le début des échanges. Il doit comporter les informations suivantes :

  • Le but ou le thème de la discussion
  • Les questions et sujets de discussion principaux
  • Une chronologie des diverses sections de la discussion, telles que les introductions, les changements de sujet et les observations finales
  • Les participants (pour les tables rondes face à un public)
  • Les règles, comme les recommandations sur des sujets qui ne doivent pas être évoqués ou des rappels de politesse envers les autres participants

Si vous organisez une discussion façon table ronde que les participants observent en tant que membres du public, dressez la liste des points principaux de la discussion afin que les participants s'y préparent et envoyez-la accompagnée des invitations aux gens informés sur ces sujets. N'ayez pas peur d'inviter des gens avec des avis divergents, cela pourra entraîner des échanges plus stimulants.

Choisir un modérateur fort pour chaque groupe de discussion représente une partie essentielle pour un plan de discussion façon table ronde réussi. Cette personne doit bien connaître le format, les sujets et le « plan » présenté ci-dessus. Elle devra peut-être aussi intervenir de temps à autre pour s'assurer que la conversation ne dévie pas du sujet.

Maintenez l'élan de votre table ronde

Alors, que faites-vous quand le débat s'apprête à commencer ? Tout d'abord, certains participants seront peut-être nerveux, alors vous devrez essayer de faciliter leur insertion dans la discussion. Dites à vos modérateurs de mener une petite séance pour briser la glace, histoire de se serrer la main, de dire bonjour et que chacun se présente aux autres. 

Pour lancer la vraie discussion, le modérateur peut commencer par poser quelques questions qui stimuleront les participants dès le début. Assurez-vous de noter qui participe activement et qui ne le fait pas ; par la suite, posez des questions à ceux qui ont moins participé afin de les impliquer davantage. 

Parfois, le sujet peut mener à un débat houleux, ou n'être dominé que par quelques participants. Dans de telles situations, le modérateur doit prendre les rênes et opérer certains changements pour se conformer aux besoins du programme.

Enfin, le modérateur doit demander aux participants ce qu'ils ont retenu du débat. Remerciez tout le monde et dites que vous avez hâte de les revoir une prochaine fois.

Bouclez la boucle

Les discussions façon table ronde peuvent s'avérer être un excellent moyen d'ajouter un peu de débats à votre évènement. Pensez à plusieurs façons d'en tirer le meilleur parti selon les besoins spécifiques de votre évènement. Si vous avez besoin d'aide pour organiser un évènement comportant des discussions façon table ronde, n'hésitez pas à contacter les coordinateurs en évènementiel de Marriott
 

Powered By OneLink