Être écologique grâce au zéro papier

Voici comment organiser un évènement zéro papier

Prendre le virage écologique n'est pas qu'une simple tendance dans le secteur de l'organisation de réunion : c'est le chemin de l'avenir. Bien que le fait d'adopter des pratiques plus durables puisse paraître impressionnant, il suffit de commencer par de petits changements tels que la suppression du papier.  

En fonction de votre évènement, il peut s'avérer difficile au départ de réduire les produits papier. En plus d'être écologiques, les réunions zéro papier offrent d'autres avantages, tels que de meilleures mesures sécuritaires en ce qui concerne les données personnelles et une plus forte participation à distance.

Voici comment faire pour démarrer :

1. Déterminez quelles parties de votre réunion requièrent des produits papier.

La première étape du zéro papier consiste à vous asseoir et à réfléchir précisément à ce qui induit une utilisation de papier. Les invitations, les tickets, les rappels de l'évènement, les prospectus et les autres supports promotionnels laissent évidemment derrière eux une empreinte papier, mais il ne faut pas oublier que les éléments tels que les boîtes de livraison, les serviettes, les badges et même les reçus sont aussi des sources de gaspillage de papier. Commencez par faire l'inventaire de vos produits papier afin d'établir une stratégie quant à la façon de les remplacer.

2. Passez au numérique.

La façon la plus simple d'éviter le papier est d'utiliser le numérique dès que possible dans le cadre de votre réunion. Au lieu du papier, privilégiez les transactions numériques pour :

  • Envoyer des invitations et des communications concernant l'évènement
  • Effectuer des inscriptions en ligne
  • Proposer des billets numériques pour assister aux séances de la réunion
  • Cartes de visite et ressources de mise en réseau en ligne

3. Tout réunir sous une même application pour votre réunion.

Passer au numérique pour votre réunion est une chose, mais dépendre de plusieurs plateformes et logiciels pour bien l'organiser en est une autre. Au lieu de jongler avec plusieurs outils technologiques, pensez à réunir tous les éléments de votre réunion dans une application.

Pour les organisateurs, l'application Marriott's Meeting Services (offerte uniquement dans les hôtels participants) regroupe tous les outils organisationnels et logistiques dont vous avez besoin au même endroit. L'application est une plateforme organisationnelle qui numérise toutes les tâches de planification, y compris la facturation, afin que vous puissiez gérer votre réunion d'un simple clic, sans papier.

4. Faites savoir aux participants que vous prenez le virage vert.

Une autre façon d'éliminer votre empreinte papier : avant l'évènement, informez (numériquement, bien évidemment !) les participants de votre initiative zéro papier et invitez-les à y participer en les priant d'utiliser des supports autres que le papier lors de la réunion. Par exemple, pour les réunions qui incluent des séances d'information, cela veut dire opter pour un ordinateur portable plutôt qu'un stylo et du papier pour prendre des notes numériquement, ou mettre les présentations et les ressources en ligne après l'évènement. 

Pour aider les participants à gérer votre initiative zéro papier, vous pouvez également installer des postes technologiques à travers l'espace évènementiel pour qu'ils puissent interagir en ligne en temps réel ; veillez simplement à installer au préalable les applications utiles, les logiciels de sondage et les plateformes de mise en réseau sur les appareils pour que les participants puissent y accéder facilement.

5. Échangez avec vos fournisseurs.

Tous les fournisseurs n'ont pas recours à des pratiques durables, donc discutez avec vos partenaires de l'initiative zéro papier que vous mettez en place pour votre réunion et de la façon dont ils peuvent s'engager. Par exemple, les fournisseurs d'aliment peuvent facilement remplacer les serviettes et la vaisselle en papier par des serviettes en coton lavables ou de la vaisselle réutilisable. Ou pour les sponsors qui tiennent à distribuer des supports promotionnels, pensez à créer une stratégie publicitaire mobile ou numérique dans l'application de votre réunion qui s'adapte aux besoins de chaque sponsor.

6. Trouvez des possibilités différentes, des options écologiques.

Si vous ne pouvez pas renoncer au papier dans le cadre de votre évènement, réfléchissez à comment vous pouvez l'utiliser (le moins possible) tout en restant respectueux de l'environnement. Utilisez du papier recyclé lorsque vous n'avez pas d'autre choix et dispersez des poubelles de recyclage à travers l'espace évènementiel pour inciter les clients à participer eux aussi une fois qu'ils n'auront plus besoin des supports fournis lors de la réunion.

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