Comment et pourquoi organiser un événement adapté aux familles

Un pour tous, tous pour un. Suivez ces 5 conseils pour organiser un évènement adapté aux familles sans accroc

Il est intéressant de créer un événement adapté aux familles. Les parents peuvent voyager sans avoir à trouver un service de baby-sitting ni à se soucier de ce qui se passe chez eux en leur absence, et les organisateurs s'assurent une participation accrue puisque les clients ayant une famille seront plus enclins à participer si les enfants et les conjoints peuvent les accompagner. 

En outre, ces évènements sont également un excellent moyen de promouvoir les valeurs de l'entreprise, telles que l'équilibre entre vie familiale et vie professionnelle, l'ouverture à tous et le sens de la vie en communauté. (De plus, il peut être vraiment chouette de réunir une famille pour un évènement !) 

Ceci étant dit, les réunions qui visent un public de 7 à 77 ans doivent prendre certaines considérations particulières en compte. Voici sept conseils pour adapter votre évènement aux familles tout en assurant la productivité des participants :

Choisissez le bon établissement. L'établissement doit plaire à des personnes de tous âges dont les centres d'intérêt sont aussi multiples que variés. Cherchez un lieu qui accueille régulièrement des familles et a l'habitude de répondre à leurs besoins. Pensez également aux équipements tels qu'un spa, une salle de sport, une piscine ou une salle de jeu, qui donneront à tous les membres de la famille la possibilité de se reposer et de s'amuser pendant les moments de pause.  

Fournissez un service de garderie pendant les réunions. Prévoyez un service de baby-sitting sur le lieu de l'évènement pour que les parents ne subissent pas la pression de devoir trouver des baby-sitters fiables. Proposez un service pour la journée entière ou la demi-journée dans une zone pour enfants identifiée et prévoyez des films, des jeux et d'autres activités pour que les plus jeunes s'amusent pendant tout l'événement. 

Proposez un menu varié. La plupart des enfants sont difficiles, mais les adultes risquent fort de vouloir un plat un peu plus élaboré (et plus nourrissant) que des pâtes au gruyère. Offrez une grande variété de plats familiaux afin de garantir que parents et enfants y trouvent leur compte.

Promouvez les jeux. De nombreuses réunions revêtent une atmosphère professionnelle et sérieuse, mais ce n'est pas le cas des évènements adaptés aux enfants. Organisez des activités pour les enfants, telles qu'une chasse au trésor, afin qu'ils puissent se dépenser tout en s'amusant. Veillez également à faire savoir aux participants que ce n'est pas un problème si leurs enfants se montrent un brin turbulents ; ça fait partie du jeu. 

Laissez du temps aux familles. Quel est l'intérêt d'une réunion adaptée aux familles si vous ne prévoyez pas du temps pour les familles dans le programme ? Organisez les réunions de sorte qu'elles se terminent assez tôt pour laisser du temps libre aux familles, ou prévoyez un programme flexible pour que les participants puissent adapter leur emploi du temps familial. Les familles avec des bébés qui sont encore nourris au sein, par exemple, apprécieront tout particulièrement cette option. Ensuite, aidez les participants et leurs familles à se détendre avec des activités à thème en soirée. Organiser une sortie créera des souvenirs dont les participants se souviendront longtemps après la fin de la réunion.

Prévoyez des surprises pour les enfants. Veillez à ce que les enfants se sentent accueillis dans les évènements prévus pour les adultes grâce à des attentions particulières : service spécial de préparation des chambres, paniers de cadeaux ou club pour enfants. Et n'oubliez pas les préados et les ados participant à l'événement. Offrez-leur une expérience plus adaptée à leur âge en organisant une soirée cocktails avec des boissons non alcoolisées et des activités spécifiques.

Promouvez les sites d'intérêt avoisinants. Les évènements font parfois office de vacances pour certaines familles, offrez-leur ainsi la possibilité de profiter de ce que les environs ont à offrir. Contactez l'office de tourisme pour bénéficier de réductions sur les sites d'intérêt et les activités dans les alentours, et envisagez de prolonger le tarif spécial avant ou après la conférence (ou les deux) pour que les familles puissent explorer les alentours de l'évènement pendant leur temps libre. 

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