Comment organiser au tout dernier moment un événement réussi

On vous a chargé d'orchestrer un événement à la dernière minute ? Nous sommes là pour vous aider !

Dans un monde parfait, les clients nous accorderaient un délai suffisant, un bon budget et leur confiance absolue pour nous permettre de mettre en œuvre un événement vraiment remarquable. Et bien que nous adorions probablement tous notre travail et que nous ne pourrions pas imaginer faire autre chose, hélas, le monde n'est pas parfait – et notre secteur d'activité non plus – et les événements de dernière minute avec un petit budget ne sont pas rares. 

Malgré tout, le fait de disposer d'un délai extrêmement court pour planifier l'événement parfait n'est pas une excuse pour ne pas être à la hauteur. Vous devriez plutôt voir cela comme l'opportunité d'exercer vos compétences d'organisation et votre productivité en tant que professionnel de l'événementiel. Bien sûr, cela ne veut pas dire que vous devriez jouer au héros en endossant seul toutes les responsabilités. Nous vous proposons ici quatre conseils pour orchestrer un événement surprise réussi. 

Inversez votre perception du stress 

Lorsqu'on nous confie l'organisation d'un événement avec un délai très serré, notre toute première réaction tend à être le stress. Mais selon un article récent de Harvard Business Review, c'est cette perception initiale qui pourrait sensiblement altérer notre capacité à faire face à ce stress. 

Commençons par le début : Qu'est-ce que vous pouvez contrôler, et qu'est-ce que vous ne pouvez pas contrôler ? Vous pouvez transformer votre stress en quelque chose de positif, comme l'affirme l'article de HBR, mais seulement s'il est lié à quelque chose que vous êtes en mesure d'accomplir. En seulement 48 heures, vous n'aurez probablement pas le temps de recueillir la promotion souhaitée sur les réseaux sociaux ou via une newsletter, mais vous pouvez par contre élaborer un menu efficace qui va droit à l'essentiel. À partir de là, posez-vous cette question : « Puis-je utiliser l'énergie créée par le sentiment de stress pour mieux m'atteler à la tâche qui m'attend ? » Cela peut paraître sans intérêt, mais prendre un moment d'autoréflexion peut vous aider à vous recentrer en vue des prochaines étapes. 

Considérez le temps qui vous reste en minutes, pas en jours ou en heures

Comme le montrent nos paramètres de réunions automatiques dans Google Calendar, notre cerveau a davantage l'habitude de fonctionner par tranche d'une heure en termes de productivité. Mais comme l'explique un article de Forbes, lorsque le temps est compté, vous devez commencer à vous concentrer davantage sur les minutes. 

Selon cet article, les personnes les plus performantes (c'est-à-dire, dans ce cas précis, les athlètes olympiques, les étudiants brillants, les entrepreneurs et les milliardaires) adoptaient un emploi du temps minute par minute pour rester productifs tout au long de la journée. (Chaque journée comprend 1 440 minutes, ce qui laisse largement le temps d'atteindre vos objectifs de productivité.) Cet article indiquait également qu'on devrait probablement se débarrasser de notre bonne vieille liste de choses à faire ; en effet, seulement 41 % des points d'une liste de choses à faire finissent par être réalisés ! 

Dans les derniers moments qui précèdent votre événement de dernière minute, commencez à cartographier votre planning par palier de 15 minutes en englobant tout : vos tâches professionnelles à proprement parler, vos pauses-pipi ou encore le temps passé au téléphone avec maman. 

Décuplez votre temps sur Twitter pour faire votre promotion

En particulier concernant les événements visant à Célébrer et Connecter, les semaines et les jours qui précèdent le rassemblement sont cruciaux pour la promotion sur les réseaux sociaux. Mais lorsque vous ne disposez que de quelques heures, comment promouvoir votre réunion sur les réseaux sociaux sans donner l'impression d'être trop insistant ?  

Selon un blog de Bizzabo, il serait judicieux de commencer par Twitter, où non seulement on peut faire plusieurs publications par jour, mais surtout c'est ce à quoi on s'attend. Un article de Fast Company conseille d'écrire 14 tweets par jour, contre deux publications sur Facebook et une seule sur LinkedIn. Si vous utilisez Facebook et LinkedIn pour promouvoir votre événement de dernière minute, envisagez d'adopter une approche plus stratégique. Par exemple, y a-t-il des clients, ou des groupes en rapport au secteur d'activité, auxquels vous pouvez adresser vos publications ? De cette façon, votre message a moins de chance de se perdre au milieu des flux des réseaux sociaux. 

Faites preuve de créativité dans votre décoration 

Quand on met en œuvre un événement à la dernière minute, il est absolument crucial de réaliser chaque tâche dans l'ordre. Malheureusement, cela peut vouloir dire mettre de côté certains des aspects les plus sympas de la planification, comme une décoration originale et des éléments thématiques, afin de prioriser le menu, la procédure d'inscription et autres obligations de première importance.  

Dans la dernière ligne droite, n'ayez pas peur de faire preuve de créativité en ce qui concerne vos choix de décoration. Vous n'avez pas le temps de courir chez le fleuriste pour vos centres de table ? Envisagez de remplir vos vases avec des pierres et galets, des billes de verre plates ou autres éléments décoratifs. Vous pouvez également troquer les pancartes formelles de l'événement contre de simples ardoises pour une esthétique rustique facile à personnaliser. 

Ne craignez pas les espaces non conventionnels

Même si nous avons tendance à penser que les événements de grande envergure vont forcément de pair avec les auditoriums massifs et les grandes salles de banquet prêtes à l'emploi, il est fort probable que ce type de salle ne soit pas toujours disponible pour les réunions de dernière minute. Mais comme nous l'avons déjà largement exposé, les espaces événementiels qui sortent de l'ordinaire ne devraient pas uniquement être des solutions de secours : ils peuvent offrir aux participants une ambiance unique qui attisera leur curiosité tout en mettant en avant les principaux atouts de votre hôtel. Bien qu'une piscine extérieure propice aux rassemblements s'avère un excellent choix pour un événement visant à Célébrer ou Connecter, une terrasse décontractée peut être juste assez cosy (et sobre) pour une réunion productive visant à Créer ou Former. 

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