Comment organiser une fête réussie à la plage

Oubliez la salle de réunion et allez à la plage pour votre prochain événement visant à Célébrer

Avec l'été qui approche à petits pas, il est désormais temps de commencer à planifier une réunion ou un événement balnéaire sur la côte. Ces types d'événements offrent aux participants l'opportunité d'établir des liens dans un environnement cosy et décontracté et de faire tomber le costume loin de la salle de conférence pour apprécier une journée sous le signe de la gourmandise, du soleil et de la rigolade. 

Planifier votre événement : par où commencer 

Pour une beach party idéale, il faut d'abord trouver la plage idéale. Cherchez les plages de votre région qui offrent suffisamment d'espace pour accueillir votre fête et dont l'eau est propre pour pouvoir se baigner. Vérifiez que les fêtes tardives (ou matinales) y sont autorisées, ainsi que l'alcool et les feux de joie. Certaines plages peuvent nécessiter une réservation ou une autorisation plusieurs semaines ou plusieurs mois à l'avance.

Lorsque vous faites une demande d'espace sur la plage, indiquez le nombre de participants, le matériel et les ressources nécessaires, la date et l'heure de début et de fin de l'événement, à quel endroit de la plage vous souhaitez que se déroule l'événement, si vous comptez servir des boissons alcoolisées et le type de fête envisagé. Si vous prévoyez d'apporter du matériel pour planter le décor, comme une scène ou des tables, indiquez comment et quand vous allez les transporter depuis et jusqu'à la plage.

Prévoyez une solution de secours en cas de météo défavorable. Une météo capricieuse pourrait ruiner l'ambiance, par conséquent vous devez déterminer un site alternatif pour que la fête puisse continuer. Organisez votre événement dans un hôtel de bord de mer équipé pour faciliter les activités sur la plage, comme le Renaissance Bali Uluwatu Resort & Spa ou encore le Phuket Marriott Resort & Spa sur Merlin Beach. Ces deux établissements proposent des salles de conférence ou des salles de bal si la météo venait à se gâter. Offrant de magnifiques plages dans des destinations exotiques comme les Fidji et Langkawi, les établissements Marriott Hotels proposent un environnement luxueux sur la côte pour un événement qui se déroulera à la perfection.

Trouver des activités festives idéales

Organisez des activités sur la plage, comme des chasses au trésor, des jeux, des matchs ou des fêtes dansantes pour divertir vos participants et leur permettre de faire connaissance entre eux. Les concours comme les compétitions de karaoké ou de construction de châteaux de sable peuvent favoriser l'esprit de camaraderie. Si votre fête a un thème particulier, essayez de trouver des idées d'activités qui intègrent ce concept. Par exemple, est-ce que vous auriez la possibilité de diffuser un grand classique du cinéma typique de l'été (comme Dirty Dancing) sur un écran de projection ? 

Promouvoir votre événement

Si votre événement sur la plage est une fête ultra-privée, apportez votre touche personnelle en envoyant à vos participants des invitations à thème, par exemple un mini seau ou un ballon de plage. (Inspirez-vous des idées d'invitations sympas que nous vous avons présentées précédemment.) Envoyez vos invitations suffisamment tôt pour permettre à vos participants de répondre et de se préparer comme il se doit. N'oubliez pas d'y inclure des renseignements essentiels comme le lieu de l'événement, le code vestimentaire, comment stationner, les instructions à suivre pour participer et les solutions prévues en cas de mauvais temps.

Si vous organisez un événement sur une plage ouverte à tous, déterminez le nombre maximum de participants ou conformez-vous à la réglementation concernant cette plage. Vous pouvez utiliser un service de billetterie numérique automatique pour vendre les places, superviser les inscriptions et communiquer les informations importantes à vos invités. 

S'assurer que tout se déroule sans accroc

C'est le grand jour ! Avant d'arriver à la plage, assurez-vous d'avoir avec vous une copie de votre autorisation, de votre licence et tout autre renseignement pertinent. Si la météo vous inquiète, surveillez étroitement son évolution et décidez quand (et où) rediriger vos participants si cela devient nécessaire. Pour les participants qui arrivent en voiture, indiquez clairement toutes les places de stationnement disponibles. Indiquez clairement le chemin à suivre si le site de l'événement est assez loin du parking. 

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