Les freins à la productivité que vous devez éliminer

Voici comment vous en débarrasser au plus vite

Il n'est pas seulement souhaitable de rester dans les temps lors de vos événements, c'est essentiel pour respecter les délais (et le budget) de vos clients. Mais entre les téléphones qui vibrent, les couacs techniques et les interruptions continuelles, quiconque ayant déjà assisté à ou organisé une réunion sait que de nombreux freins à la productivité peuvent faire perdre beaucoup de temps... et d'argent. 

Même s'il est impossible d'éviter totalement ce qui peut faire perdre du temps (mais vous devriez tout de même vous y préparer, comme nous vous l'expliquons ci-dessous), vous pouvez aborder votre réunion de façon à vous assurer de perdre le moins de temps possible. Nous passons en revue ici quatre des plus grandes distractions et vous expliquons comment les tuer dans l'œuf avant qu'elles ne vous fassent perdre votre temps. 

Élaborez un programme avec un objectif et sans équivoque 

Pour tenir un événement, vous devez avoir un objectif. Mais il ne suffit pas d'avoir cet objectif, et de suivre un chemin quelque peu ambigu afin d'y parvenir, si vous ne souhaitez pas faire perdre leur temps à vos participants. Selon un article de Forbes, vous devez commencer par vous assurer d'exposer clairement l'objectif de votre réunion, que ce soit verbalement ou par écrit. Le fait de communiquer un objectif ou de faire une déclaration avant le début de la réunion peut vous faire gagner au total 17 minutes sur la durée de la réunion, même si cette tâche peut paraître incroyablement simple ! 

Une fois que vous aurez exprimé au préalable cet objectif, vous devez également mettre à la disposition de tous vos participants un programme sans équivoque (de préférence, avant l'événement en lui-même). Mais votre version du programme devrait légèrement différer de celle de vos participants étant donné que vous devez prendre en compte plusieurs temps morts au cours de la journée ou de la soirée. Une règle à retenir ? Prévoyez cinq minutes (en plus du temps imparti pour les pauses) entre les événements, les sujets abordés ou les transitions. 

Les pauses questions trop fréquentes

Les personnes qui posent sans cesse des questions figurent probablement parmi ce qui est le plus agaçant lors d'une réunion. Non seulement les questions peuvent vous prendre, vous et vos animateurs, au dépourvu, mais en plus elles peuvent faire perdre un temps considérable. Bien sûr, nous ne voulons pas dire par là que vous devez totalement éluder le temps alloué aux questions. Mais pour déterminer à quelles questions vous devez réellement accorder de l'importance et répondre en profondeur, un article de Inc. vous recommande de vous poser une question : « Quoi qu'il soit en train de se passer et quoi qu'il soit en train de se dire, est-ce que c'est vraiment important pour nous permettre d'atteindre les objectifs énoncés ? » Si la réponse est non, envisagez d'ajourner poliment la demande en proposant au participant de lui parler après la fin de l'événement. 

... et le manque de vraies pauses 

Lorsqu'un événement présente un programme chargé, il peut être tentant d'éliminer les pauses pour gagner du temps. Mais si l'on en croit un article de Mashable, cette tentative aux intentions louables visant à terminer dans les temps peut en fait engendrer une plus grande perte de temps. 

Comme l'expose l'article, la plupart des gens commencent à décrocher au bout de deux heures à rester concentrés sur la même tâche et la fatigue mentale se fait sentir. Après cette période, une pause est nécessaire pour ressourcer le cerveau et lui permettre d'être à nouveau performant. 

Concernant les idées pour les pauses, encouragez vos participants à faire tout le contraire de ce que leur tâche implique, par exemple en leur proposant de méditer, d'appeler un proche, d'aller marcher dehors ou simplement de paresser (ou de s'assoupir) à proximité sur un canapé. 

Distractions numériques

Dans notre société saturée de technologies, il est rare de trouver un événement où il n'y a aucun téléphone, tablette ou ordinateur portable. Mais ces accessoires qui nous collent à la peau (parfois littéralement) pourraient ruiner la productivité lors de votre réunion. Dans une étude menée par CareerBuilder, plus de 2 000 directeurs de recrutement ont cité les distractions numériques comme étant l'un des principaux freins à la productivité, et 52 % d'entre eux ont principalement blâmé les téléphones portables. 

Mais selon un article, ce ne sont pas nécessairement les téléphones portables en eux-mêmes qui provoquent ce problème, mais plutôt l'envie de faire plusieurs choses à la fois. Et puisqu'il n'est pas toujours judicieux de bannir totalement les appareils numériques des réunions, en tant qu'organisateur, veillez à toujours rester concis, clair, motivant et à favoriser la collaboration, et non pas à parler pour tout le monde. Si les participants font plusieurs choses à la fois, cela pourrait indiquer qu'ils s'ennuient ou qu'ils n'ont pas l'opportunité de travailler ensemble. 

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