Commencez par trouver le bon but ; répondez à notre quizz pour trouver le vôtre

En déterminant le but de votre réunion à l'avance, vous pouvez définir le meilleur plan pour atteindre vos objectifs. Ce quizz vous aidera.

Fini les réunions ou événements gâchés. Est-ce possible ? Oui, si le but et le résultat orientent la planification. Mais quel est le but ? Choisissez la réponse la plus adaptée à ces sept questions pour le savoir :

Bien sûr, de nombreux événements et réunions comptent plus d’un but. Si vos réponses sont réparties de manière égale ou à peu près égale entre deux ou trois buts, revenez au quiz et à la clé des réponses, puis classez ces deux ou trois types de réunion en vous basant sur ce que vous voulez que vos participants emportent avec eux.

Prochain arrêt : planification centrale

Maintenant que vous connaissez votre type de réunion, le moment est venu d’obtenir des conseils d’experts pour nous aider à utiliser ce but pour obtenir les résultats souhaités.

« Vous voulez que les personnes estiment que l’expérience leur a été utile et leur a apporté des connaissances, des perspectives et, en fin de compte, une augmentation des résultats », déclare Dorie Clark, professeure adjointe d’administration commerciale à la Fuqua School of Business de l’Université Duke et auteur de Se réinventer : Définir sa marque personnelle, imaginer son futur. « S’ils repartent en étant perplexes quant au but de la réunion, c'est que l’opportunité a été manquée. »

Si vous n’avez pas correctement articulé et communiqué le but de la réunion aux participants, dit-elle, vous perdez du temps et de l’argent.

Clark n’est pas la seule à penser ainsi. Collin Lyons, directeur de la société de coaching d’entreprise Flowmotion basée à Londres, signale une erreur courante de planification des réunions : ne pas être suffisamment axé sur le résultat souhaité, puis fixer un type de réunion plus adapté pour l’atteindre.

Les meilleurs organisateurs définissent le résultat final bien avant que les premiers participants arrivent dans la salle de conférence, affirment Clark et Lyons.

Il s’agit surtout de changer les habitudes acquises, dit Lyons. « Les gens sont très occupés et n’ont souvent pas le temps de préparer correctement une réunion pour qu’elle soit plus efficace. »

Mais prendre le temps de définir, puis de planifier minutieusement la réunion autour de l’objectif comporte un nombre incalculable d’avantages , de la garantie de la participation des personnes concernées à une meilleure productivité générale.

Connaître son leader

Que doit donc faire un organisateur ? Pour ceux qui souhaitent réellement modifier leurs habitudes acquises, il est indispensable de penser à l’équipe dirigeante. Il est possible que plusieurs leaders soient impliqués dans différents aspects de la réunion, mais ils peuvent avoir des idées conflictuelles quant aux objectifs.

« Déterminez qui est le décideur ultime », dit Clark. « C’est formidable de prendre l’opinion de chacun en compte, mais assurez-vous de bien comprendre qui est le responsable principal. »

Elle conseille également de clarifier la méthodologie. Dire, par exemple, que « nous voulons que nos cadres soient de meilleurs leaders », est bien trop vaste pour être utile. Au contraire, une déclaration telle que « Nous saurons que ce sont de meilleurs leaders, car leurs compétences d’expression en public seront meilleures, et ils seront en mesure de motiver leurs employés », équivaut à définir ce qui se passera lors de la réunion.

Notamment dans l’exemple ci-dessus, une réunion destinée à « Former » est plus judicieuse, car il existe des résultats attendus qu’une formation peut aider à atteindre.

Commencer par poser des questions

De nombreux organisateurs ont tendance à mener des réunions en se concentrant sur des activités plutôt que sur des résultats, affirme Lyons. Au lieu de ça, essayez de définir une réunion en termes de réalisation, décision ou création collective.

Il peut être utile de concevoir des réunions et événements basés sur un but et motivés par des activités pour atteindre l’objectif, dit-il. Lyons conseille d’articuler les résultats comme des problèmes à résoudre.

« Exprimez un problème sous forme de question, et si vous pouvez répondre par « oui », alors vous savez que vous avez atteint le résultat », dit-il. Voici des exemples de questions à poser :

  • Est-ce que nous nous comprenons bien sur la manière dont nous allons travailler ensemble ?
  • Avons-nous des plans d’action pour faire face aux risques les plus importants ?
  • Sommes-nous d’accord sur la nouvelle structure de l’équipe ?
  • Avons-nous une liste d’idées pour simplifier le processus d’inscription ?

« Dans la plupart des cas, vous souhaiterez informer les personnes du résultat à l’avance », dit Lyons, pour leur « donner le temps de se préparer ». Il conseille également d’afficher le résultat dans la salle, pour qu’il soit clair et pour pouvoir y faire référence au cours de la réunion ; et d’imaginer des activités interactives qui appuient les objectifs.

Il est parfois utile aux organisateurs de faire des recherches avant la réunion, ajoute-t-il. Cette étape de planification supplémentaire peut donner un aperçu précieux des acteurs dont la participation serait souhaitable, des types d’activités qui aideraient à parvenir au résultat et même de la nécessité d’une réunion.

Poser des questions à l’avance et examiner de près un domaine en particulier, que ce soit le marketing, les finances ou les ressources humaines, permet de mieux comprendre le problème, et de déterminer les personnes les plus à même de le résoudre. Cela aide également les organisateurs à justifier leurs décisions, affirme Clark.

« Si vous pouvez expliquer comment une séance ou un orateur s’inscrit dans le but global, vous avez tout gagné », dit-elle. « Si non, vous risquerez de passer pour un capricieux. »

Elle souligne qu’il peut parfois sembler risqué de poser trop de questions. « Nous avons peur d’ennuyer les cadres à qui nous posons des questions, ou de passer pour des incompétents », dit-t-elle. « Mais au contraire, poser des questions intelligentes montre que vous êtes conscient des petites choses qui peuvent mal se passer, et que vous savez comment souligner l’importance de la réunion », et le temps de chacun.

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