Planifiez le succès de votre réunion

Les organisateurs ne peuvent pas lire l'avenir, mais cette stratégie peut les aider à mieux le prévoir

Avouons-le : il est difficile de prévoir chaque problème pouvant survenir au cours d'un évènement avant qu'il ne se présente. Bien sûr, un plan de préparation peut être utile en cas d'imprévus météorologiques, mais qu'en est-il lorsqu'un orateur, ou une oratrice, rate son avion ou que les participants oublient leurs informations d'inscription ? Les organisateurs ne s'attendent pas forcément à rencontrer ces cas de figure.

Ce qu'ils peuvent faire, c'est essayer de déceler des problèmes potentiels grâce à un story-board.

La technique du story-board est souvent utilisée dans l'industrie du cinéma et de la publicité pour découper une campagne ou une vidéo image par image. Pour les réunions, les organisateurs peuvent y avoir recours pour écrire ou dessiner l'intégralité du programme d'un évènement, son « histoire », afin de mieux visualiser le déroulement de celui-ci. 

Par exemple, admettons que votre réunion commence à partir des inscriptions. Au lieu d'écrire « enregistrement » comme point de départ, pensez plutôt à ce qu'implique cette étape. Est-ce que les participants peuvent s'inscrire via un système d'inscription automatique, ou effectuer les formalités d'arrivée avec le personnel de l'évènement ? S'il s'agit de la seconde option, sachez que le manque de personnel préposé aux inscriptions risque de créer de longues files d'attente. Donc, ce que vous voudrez c'est avoir une solution qui permettra de réduire le risque de se retrouver avec de longues files d'attente, ainsi qu'un plan à mettre en action si cela devait malgré tout arriver.

Vous aurez tendance à croire que décortiquer votre réunion point par point ne représente qu'une étape supplémentaire dans votre processus de planification, mais comme illustré ci-dessus, la profonde réflexion que requiert l'élaboration d'un story-board peut permettre aux organisateurs de prévoir et corriger l'issue d'un évènement. 

L'utilisation d'un story-board peut donner un aperçu dans ces deux domaines :

1. Gestion du temps 

Au premier abord, un calendrier chargé rime avec réunion productive, mais il est primordial d'être réaliste concernant le timing. Si vous vous sentez dépassé lors de l'élaboration d'un story-board retraçant les éléments du programme, alors il y a de fortes chances que vos clients aient ce même sentiment déplaisant pendant l'évènement. Si vous avez l'impression que trop de choses arrivent en même temps, ou que vous remarquez que trop d'éléments chronophages s'enchaînent les uns après les autres, c'est peut-être le signe que vous devez prendre un peu de recul et réévaluer ce qu'il est possible de faire pendant la durée de la réunion. 

2. L'expérience du participant

Qu'est-ce que les participants vont penser, ressentir, voir et entendre ? Les évènements sont des expériences sensorielles, et le devoir d'un organisateur est de faire en sorte que les clients ne soient pas surstimulés. L'utilisation d'un story-board offre aux organisateurs la possibilité unique de se mettre dans la peau des participants, donc saisissez cette occasion pour parcourir l'évènement à travers leurs yeux. Étant donné que les préférences varient en fonction de chaque personne, faites participer d'autres membres de votre équipe à cet exercice. 

Voyez cela comme une sorte d'assurance qualité : si un élément précis de la réunion semble interpeller les personnes, vous saurez que cet aspect de l'évènement devra être retravaillé. Par exemple, la signalétique est primordiale dans le repérage des participants à travers un évènement réparti dans plusieurs pièces ou espaces. Si l'un des membres de votre équipe rencontre des difficultés à comprendre le phrasé ou le langage utilisé, il est judicieux de clarifier les indications afin d'éviter la confusion chez les participants voire pire, qu'ils se perdent complètement. 

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