Stratégies pour faire face aux silences gênants

Vous entendez les mouches voler ? Utilisez ces cinq astuces pour organiser une réunion dépourvue de silences gênants

Pendant les réunions, les silences ne sont pas vraiment d'or. Ce que veulent entendre les organisateurs, c'est des clients frémir d'enthousiasme, et non pas le bruit des mouches en train de voler. 

Les évènements de mise en réseau, en particulier, sont un excellent moyen pour les participants de rencontrer de nouvelles personnes, d'être présentés à des gens influents travaillant dans différents domaines et de promouvoir de nouvelles relations commerciales. Cependant, pour réussir à établir des relations, les participants doivent être en mesure de bien communiquer, et cela ne peut se faire si les organisateurs ne parviennent pas à mettre en place des réunions de mise en réseau réussies.

Pour faire que les conversations soient vivantes, intégrez ces cinq stratégies d'organisation à votre prochain évènement visant à Connecter :

Commencez la journée en brisant la glace.

Empêchez tout malaise grâce à une activité qui permettra de briser la glace. Cela ne permettra pas seulement de faire disparaître les craintes que l'on peut avoir avant une réunion, mais aussi de donner l'occasion aux participants de faire connaissance et d'engager des conversations dans un contexte ludique. Par exemple, deux clients pourraient se rendre compte qu'ils partagent le même hobby, et se servir de cette découverte pour alimenter leur conversation plus tard durant la réunion. 

Dotez les participants d'un savoir-faire de mise en réseau efficace.

La puissance de la conversation des participants pourrait bien se trouver dans le creux de leurs mains, mais cela ne signifie pas pour autant que les organisateurs ne doivent pas les aider tout au long. Dans les communications de pré-réunion, partagez des astuces de mise en réseau efficaces, comme poser des questions ouvertes. Puis, quand arrive le jour de l'évènement, imprimez des sujets d'amorce de conversations sur des cartes de visite et distribuez-les aux participants.

Intégrez des activités de mise en réseau structurées au programme.

Les silences gênants arrivent souvent quand le cadre d'une réunion ne permet pas d'effectuer une mise en réseau authentique. Donc donnez aux invités de quoi alimenter leurs conversations. Ajoutez au programme des activités comme des speed datings de mise en réseau. Cela permet aux participants de soulager un peu la pression liée au fait de devoir commencer une conversation par eux-mêmes. Ainsi, le risque de voir apparaître des silences gênants diminue. 

Prenez le cadre en considération.

Un espace de réunion intimiste est idéal pour permettre aux personnes de faire connaissance en étant face-à-face, mais des espaces plus grands sont plus propices aux interactions et plaisanteries parmi les clients. En d'autres termes : si les clients s'empêtrent dans des conversations gênantes, un espace de réunion plus grand ou plus ouvert permettra à d'autres participants de se joindre et de combler les vides des conversations. 

Engagez un animateur de réunion.

La meilleure solution pour éviter les blancs dans les conversations : engager un animateur pour combler les silences. Le but principal d'un animateur de réunion est de dynamiser un évènement. Ainsi, si le silence venait à envahir la salle, l'animateur pourrait directement intervenir pour combler le vide.

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