Que faire lorsque votre orateur annule sa venue

Une scène vide est le pire cauchemar pour un organisateur. Voici comment passer rapidement à l'action.

C'est le scénario qui empêche tout organisateur de réunions de dormir : vous avez sollicité les services d'un orateur connu, fait la promotion de son apparition depuis des semaines et suscité l'enthousiasme parmi les clients qui ont peut-être réservé leurs billets rien que pour cette occasion.

Et puis, que ce soit à cause d'un retard dans les transports ou pour des raisons personnelles, l'invité d'honneur se désiste.

Que faites-vous ?

Alors qu'un bon orateur peut booster les inscriptions et renforcer votre crédibilité, son absence peut en revanche affecter la réputation et le résultat net de votre évènement. C'est pourquoi il est important non seulement d'anticiper ce scénario peu probable, mais aussi de disposer d'une réponse stratégique rapide à portée de main.

Si vous vous retrouvez face à ce dilemme, songez à ces astuces :

Restez calme. Commencez par respirer à fond. Le spectacle doit continuer. Regroupez-vous avec votre équipe chargée des évènements pour déterminer comment et quand communiquer l'information. Laissez le temps aux clients de digérer le changement ; n'attendez pas qu'ils soient entrés dans la salle. Et n'oublions pas le plus important : donnez une tournure positive à votre plan B (en personne et via les réseaux sociaux) afin de conserver la bienveillance des participants. 

Lisez les petits caractères. Réserver les services d'un invité d'importance constitue un investissement. Les grands orateurs, surtout ceux représentés par une agence ou une société, ne prennent pas leurs engagements à la légère. Passez en revue le plan de secours prévu par le contrat, qui doit en principe préciser comment gérer le remboursement des honoraires versés à l'orateur (ou le report à une date ultérieure) suite à une annulation imprévue. 

Communiquez de différentes façons. Si votre orateur est coincé à l'aéroport ou a des circonstances atténuantes, envisagez d'autres façons de communiquer efficacement avec son public : un logiciel de vidéoconférence ou un webinaire préenregistré par exemple. S'il ne s'est toujours pas présenté lors du dernier jour de l'évènement, essayez de voir si un autre jour ou horaire pourrait lui convenir. 

Cherchez quelqu'un d'autre. Même si votre tête d'affiche manque à l'appel, cela ne veut pas dire que les autres orateurs ne sont pas disponibles. Contactez des agences d'orateurs ou d'autres groupes propres à ce secteur dans la région pour éventuellement trouver un remplaçant de dernière minute. Ou, si les dispositions le permettent, trouvez un autre invité convenable dans la programmation existante et faites-le passer en tête d'affiche. 

Trouvez d'autres options pour les clients. Des évènements plus importants pourraient rediriger les titulaires d'un billet vers des séminaires adjacents ou des activités connexes sur place. Une autre option : rassemblez à l'impromptu un panel d'invités notables pour une discussion façon table ronde sur un sujet propre au secteur. Si le mécontentement persiste, pensez à offrir une réduction sur les futures inscriptions afin d'inciter les participants à revenir.  
 

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